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1. 岸和田市議会 2022-06-29
   令和４年庁舎建設特別委員会　本文 開催日:2022年06月29日

   
   取得元: 岸和田市議会公式サイト
   最終取得日: 2022-11-21
   2022年06月29日：令和４年庁舎建設特別委員会　本文 ▼最初のヒット発言へ（全 0 箇所） ◯河合馨委員長 　ただいまから庁舎建設特別委員会を開会します。 　現在のところ、理事者からの付託事件はありません。本委員会が所管する庁舎建設に関する事項について、事務概要等の報告に入ります。 　それでは、事務概要等の報告を求めます。 ◯残実総務部長 　それでは、まず庁舎建設準備課に係る事務概要について御説明申し上げます。 　事務概要の３ページをお願いいたします。庁舎建設準備課の事務概要と職員数は、記載のとおりでございます。 　４ページをお願いいたします。庁舎建設準備課に係る当面の懸案事項につきましては、庁舎建替えの推進でございます。今年度は令和元年度に策定した岸和田市新庁舎整備基本計画の改定作業を行うものですが、さきの５月13日に開催していただきました庁舎建設特別委員会におきまして現地１棟化による建設方針について報告を行い、この方針に従い、現在改定作業に入っております。 　今後の見通しでございますが、令和４年11月頃をめどに市民説明会を含む経過報告を予定し、その後に最終素案をまとめ、再度、市民説明会、パブリックコメントを実施し、年度末に基本計画の改定ができるよう目指してまいります。 　事務概要の説明は以上でございます。 　続きまして、報告事項に移らせていただきます。報告事項としてお手元にお配りしております資料は、資料１から資料３までの３種類でございます。資料１は、現在作業中の文書管理適正化及び文書整理業務について、作業効果が今後も継続でき、かつ円滑に運用していけるよう、文書の削減に向けた運用マニュアル【暫定版】として取りまとめましたので御説明申し上げます。 　２枚めくっていただいて、１ページをお願いいたします。こちらは、本マニュアルの趣旨として、文書事務の能率的な取扱いの必要性と、永続的な行政運営の中で保管及び保存されていく紙文書を削減することは、庁舎等の省スペース化にも重要であること、また、庁内で発生する紙文書を削減し、電子化を推進することで文書のライフサイクルを適切に維持し、文書を効率的に管理できるよう基本的事項を示すものとしています。 　なお、本年度以降の国の自治体ＤＸの推進や、本年度４月から導入した電子決裁も含め、文書管理を取り巻く環境が変化しているため、必要があればマニュアルは随時更新していくものといたします。 　続いて、項目１は行政文書の定義であります。行政文書の定義は情報公開条例にある定義のとおりとし、その適切な管理を求めます。 　次に、文書の保存形態から行政文書を保管文書と保存文書に分類し、それぞれについてその方法を後に記載するとともに、電子文書についても定義してございます。 　２ページ、項目２として、文書取扱責任者による保管文書の整合性確認として、全ての文書が電子化されていない現状での運用の注意点として、電子的文書と紙文書のどちらも原本性が考えられるため、実体の簿冊と文書管理システムの簿冊分類との整合の重要性を記載しています。 　続いて、項目３は、行政文書の整理及び保存について記載してございます。中項目として、（１）は行政文書の管理方法について、簿冊による管理及び文書管理システムへの登録について、次に（２）は行政文書の編綴について、年度別の編綴を原則としながら、債務負担行為など複数年度にわたる一連の事務の文書の完結の考え方及び簿冊の編綴の詳細について記載してございます。 　続いて３ページでございますが、中段（３）では行政文書の保管や保存として主に紙文書の取扱いについて、（４）は紙文書の削減のため重複文書や保管及び保存文書の電子化と紙の削減を、また、行政文書以外の文書の速やかな廃棄について記載してございます。 　続いて４ページでございますが、項目４は電子文書の整理及び保存について記載してございます。中項目として、（１）は行政文書の文書管理システムによる保存を原則とし、現状のシステム内の保存容量との関係で、別途庁内ＬＡＮシステム上の共有フォルダーも保存先としてございます。（２）は、電子文書の重複文書の削減について、文書管理システム施行文書に添付した電子文書は原本として扱われるため、原則として副本化している紙及び共有フォルダー内の行政文書副本は削減します。（３）は、紙文書の発生を抑制するために庁内ＬＡＮシステムの機能を活用し、可能な限り紙の出力を行わない方法について記載しています。 　５ページをお願いいたします。項目５では、行政文書の引継ぎ及び廃棄として、引継ぎや廃棄の場合の主管課及び総務管財課の取扱いを記載してございます。
   　６ページをお願いいたします。項目６では、紙文書の電子化の促進として、文書の原本性に留意し、国等の動向を踏まえ、電子化と紙の廃棄について、できるものを特定しながら進める旨を記載しています。 　次に項目７は、行政文書の適切な維持管理を継続していく取組として、文書管理に関する研修の実施について記述するとともに、今後の実施方法について検討し、さらに文書管理状況の点検について、その実施を記述するとともに、文書管理セルフチェック評価の実施についてまとめてまいります。また、日頃からの意識づけとして取組項目を載せてございます。 　以上が暫定版として施行を予定するものとし、さらに行政文書の管理、主に文書の保存期間の変更や電子文書の体系的な管理方法などについては、施行においては一定の周知期間を考えながら、引き続き検討を進めるものといたします。 　続きまして、資料２をお願いいたします。窓口業務改善に関する導入実行計画について御説明いたします。２枚おめくりいただいて、１ページをお願いいたします。 　実行計画の目的でございますが、庁舎建替庁内検討委員会窓口作業部会で定めました、市民、職員双方にとって満足度の高いサービスをコンセプトとし、今後いつまでに何を実行していくのかについて、庁内各課にも分かりやすく提示し、新庁舎における総合窓口の開設に向け具体策を推進するために策定したものでございます。 　実行計画の体系といたしましては、市民、職員双方にとって満足度の高いサービスの実現に向けて、先行自治体の事例を参考として４つのコンセプトをつくり、コンセプトに２つから３つの方向性を持たせています。その方向性の中で具体的な取組項目を設定し、この達成のため窓口作業部会の構成課がリーダーを務めるワーキンググループを組織し、適宜スケジュールに応じて具体的な作業を実施する内容となってございます。 　２ページをお願いいたします。こちらはリーダー課及びワーキンググループごとに14の取組項目を分類したものでございます。 　次の３ページは、各取組項目に係る実施スケジュールを一覧にしたものでございます。 　４ページをお願いいたします。こちらは実施計画の内容とその見方の説明でございます。 　５ページをお願いいたします。取組番号の1)は市民生活に関わりの深い窓口部門を新庁舎の低・中層階へ集約でございますが、これは住民異動、福祉、子育て・教育、税など、市民の生活にとって特に身近なサービスを取り扱う窓口を新庁舎の低層階と中層階に集約を考えていくものでございます。庁舎建設準備課が中心となって、関係各課と協議を重ねながら新庁舎の設計に反映させてまいります。基本設計等に間に合うように令和４年度下旬から進めてまいります。 　６ページをお願いいたします。2)分かりやすい案内やサイン表示等の整備につきましても、同じく庁舎建設準備課が中心となって、基本設計等に間に合わせるように令和５年度から順次進めてまいります。 　７ページをお願いいたします。3)ＩＣＴの活用による申請・届出の受付け対応につきましては、ライフイベントに係る申請、届出の書類に申請者の情報や受けられるサービスの種類等をあらかじめ加えた状態で出力し、市民総合窓口での受付対応を支援するシステムの導入の可否を含めて、基本設計等の進む時期である令和６年度から、ＩＴ推進課、市民課が中心となって、令和10年度の開庁に間に合うように進めてまいります。 　８ページをお願いいたします。4)主要なライフイベントに係る複数の申請・届出を同一の窓口で受付けにつきましては、主要なライフイベントに係る基本届出と併せて必要となる手続を同じ窓口で受け付ける（仮称）市民総合窓口（申請・届出受付コーナー）の設置について、市民課が中心となって順次進めてまいります。なお、主要なライフイベントとして取り扱う業務の選定については、令和３年度中に29の業務を選定しており、今後、令和５年度から証明書発行を専門に行うコーナーや、簡易な申請、届出を専門に受け付けるコーナーなどについて、その執行の体制や処理工程の検討、配置の協議、業務運用シミュレーションなどについて、令和10年度開庁に間に合わせるよう進めてまいります。 　９ページをお願いいたします。5)複数の証明書発行を同一の窓口で受付けは、住民票、印鑑登録証明書及び戸籍証明書に加え、一部の税関連の証明書など、日常的に市民からの申請件数が多く、処理に時間のかからない簡易な証明書の発行から手数料支払いまでを同じ窓口とする（仮称）市民総合窓口（証明書発行コーナー）を設置し、所管の異なる証明書の発行を同一窓口で行うための業務フローや他の窓口との連携の構築などについて、同じく令和５年度からを目安として、令和10年度開庁に間に合わせるよう進めてまいります。なお、取り扱う業務につきましては、先ほど御説明した29の業務のうち８つの業務を選定してございます。 　10ページをお願いいたします。6)は、目的別に窓口を集約化ですが、これは福祉、子育て・教育、税部門といった目的別に所管課をそれぞれ１か所に集約配置し、目的別総合窓口コーナーの設置について検討するものでございます。この取組は、庁舎建設準備課及び企画課が中心となって、令和４年度下旬から進めてまいります。 　11ページをお願いいたします。7)コンシェルジュ・フロアマネージャーの設置は、受付窓口が分からない市民や、まずは話を聞いてほしい市民の初動対応を行うため、新庁舎１階の入り口付近に総合案内、総合相談コーナーを設置し、各担当コーナーや担当課の窓口への案内を行うものでございます。この取組は市民課が中心となり、令和６年度から進めてまいります。 　12ページをお願いいたします。8)相談業務を多く取り扱う部署の近接化です。これは、例えば生活困窮や消費生活など、取扱いに留意が必要な、センシティブな相談内容が多く、広く市民が行き来するのは避けることが望ましい相談業務を所管する部署について、配置場所の近接化を検討いたします。この取組は庁舎建設課を中心として、令和４年度下旬から進めてまいります。 　13ページをお願いいたします。9)プライバシーや子ども連れ、高齢者、障害者に配慮した窓口空間の整備は、全てのローカウンターに仕切り板を設けるとともに、個室相談室を充実させ、市民のプライバシーを適切に保護するための環境を整えることや、車椅子やベビーカー、子供連れの方などが使いやすい待合スペースの確保について、配置案内等を関係各課と協議により進める形で、庁舎建設準備課が中心となって令和４年度下旬から進めてまいります。 　14ページをお願いいたします。10)申請書類の統廃合・簡素化については、市民総合窓口で取り扱う手続の性質に応じて申請書の様式を整理し、統廃合や簡素化を行うもので、市民課が中心となって、令和10年度の開庁に間に合うように令和７年度から進めてまいります。 　15ページをお願いいたします。11)総合窓口を支援するデジタル技術の導入は、総合窓口と関係する窓口課との間で連絡等の引継ぎが発生する場合の連携について、システム環境の整理及び自動化等による総合窓口で受け付けた手続の審査や帳票作成業務等の作業の効率化を図るデジタル技術の導入の検討を進めます。ＩＴ推進課が中心となって、基本設計の動向を踏まえて支援機能の整理を進め、令和10年度開庁に間に合うように順次進めてまいります。 　16ページをお願いいたします。12)市民総合窓口の開設に伴う組織・分掌の見直しについては、企画課、行財政改革課が中心となって、令和10年度開庁を念頭に、組織再編時期に応じて検討を進めてまいります。 　17ページをお願いいたします。13)市民総合窓口における業務のアウトソーシング化の検討につきましては、行財政改革課が中心となって、市民総合窓口の配置レイアウトの反映やコンシェルジュ等の検討と連動し、進めてまいります。なお、具体的作業の担当課欄の市民課の後ろに（仮）とあるのは、適切な課が再編された場合はその課になるものでございます。 　18ページをお願いいたします。14)業務マニュアルの整備・職員研修の実施については、市民総合窓口の開設に向けて、職員等を対象とする業務マニュアルを作成し、研修を実施していくもので、市民課が中心となって、令和10年度の開庁に間に合うように取組を進めてまいります。なお、具体的作業の担当課欄の市民課の後ろに（仮）とあるのは、適切な課が再編された場合はその課となるものでございます。 　続きまして、資料３をお願いいたします。岸和田市新庁舎整備基本計画改定業務について御報告いたします。 　改定業務の方針につきましては、令和４年５月13日に開催いただきました庁舎建設特別委員会において御報告いたしましたとおり、現地１棟建てによる建て替え方針に基づき、委託業者の支援を受けながら鋭意進めているところでございます。 　考え方及び今後の大まかなスケジュールでございますが、令和元年度に策定した新庁舎整備基本計画での整備方針や導入機能、性能を基本として受け継ぎ、必要な変更を加えるものとし、コロナ禍を契機とした新しい生活様式への留意、働き方改革なども踏まえまして、これらに対応できる庁舎を考えてまいります。 　また、この計画の改定は、今年11月頃をめどに市民説明会を含む経過報告を予定し、その後に最終素案をまとめ、再度、市民説明会、パブリックコメントを実施し、今年度末には基本計画の改定ができるよう目指してまいります。 ◯河合馨委員長 　報告が終わりました。 　質問のある方は順次御発言願います。 ◯反甫旭委員 　文書削減に向けた運用マニュアルのことで数点お尋ねいたしますけれども、このマニュアルはどのように実行していくのか、また、各職員に対しての研修というか落とし込みはどのように考えているのかお聞かせください。 ◯西田淳一庁舎建設準備課長 　本マニュアルにつきましては、現状の文書管理規程の範囲の中で今できる運用を考えておりますので、今すぐにでもこれを実行していただくことは可能であると考えてございます。なお、この研修につきましては、７月から８月上旬にかけまして日を設定いたしまして、御説明させていただいて、今後の文書削減の作業の中でも順次運用に回していただきたいと考えてございます。 ◯反甫旭委員 　あまり文書削減等が進んでいないように僕らは感じているんですけれども、運用はそういうことで分かったんですが、それをできているか、できていないかというあたりの管理というか指導は各課でするんですか。 ◯西田淳一庁舎建設準備課長 　現在、委託業務を行っておりますので、その中でそれぞれの課、今年度につきましては37課対象がございますけれども、その37課を２班に分けまして、この年度の中で削減作業に入っていってもらう。その中で今の文書の状態などを集計いたしまして、それも含めてフィードバックするような形で考えています。 　また一方、御指摘にありましたように、マニュアルでございますので、運用の中では各課の課長を中心にこれを御理解いただいて運用をしっかり回していただくようにと、また御質問あれば適宜その分については回答させていただくこともあろうかと思います。 ◯反甫旭委員 　今の運用の基準ではそういう御答弁になるのかもしれないですけれども、先ほどの説明の中でセルフチェック云々という言葉もあったんですが、やはり誰か旗振り役がいて、ちゃんと指導できるようにしておかないと、なかなか今までも各課に任せていたら進まないと思いますので、その辺り報告を上げるなど、やはり副市長なり市長ができていない課にはしっかりと指導できるような体制にしていかないと、庁舎の建設は先が決まっていることだと思いますので、その辺りしっかりとよろしくお願いいたします。 　もう１点、最後の改定業務の資料の中で市民説明会という言葉があったんですけれども、この市民説明会は何を指しているんでしょうか。 ◯西田淳一庁舎建設準備課長 　令和元年度に策定いたしました前回の基本計画で市民説明会を行っておりましたが、それと同じような内容でもう一度改定内容について市民説明会等を考えているということでございます。 ◯反甫旭委員 　私が気になっているのは、全市民向けにも、もちろん大きな予算を使うので、そうした市民向けの計画の改定はもちろん大事で、それは説明会をしないといけないんですけれども、やはり長期間の工事になるので、近隣の方、地元校区であったり町会長であったりにも説明していかないと、急に改定されて１棟建てに変わりましたというのが後から決まってから報告すると、ボタンの掛け違いのようなことが起こってもあれですし、裏手には家も建っていてマンション等もありますので、そこら辺に迷惑をかけると思いますので、この市民説明会とは別枠で近隣住民には説明する機会を設けて、随時お願いします。 ◯中井良介委員 　ちょっと単純な質問なんですけれども、市民総合窓口がずっと１つのコンセプトとして、市民が何か手続に来たときに、そこへ行けばかなりのことができるのは便利、それが目的なんでしょうけれども、現状と比べて新しいのがどんなふうになるのか分からないんですけれども、現在でも市民課は随分人がたくさん来て、滞留しているんです。やはりスムーズにいかないから、結構市民がたまっているという、言い方は悪いですけれども。そこに税証明関係やら、あるいは子ども、子育て関係の29業務、そういうことが集中されることは、かえって、よっぽど広いスペースがあればいいですけれども、その辺が気になるというか。 　市民も、来るのは主に１つか２つぐらいの手続が多いと思うんです。引っ越しなどの場合はいろいろな課にまたがる手続がありますけれども、その辺はどんなふうに考えているのかお聞かせください。 ◯西田淳一庁舎建設準備課長 　まさしく今の庁舎の状況であれば、容量等もございますので一定の滞留は否めない部分もございます。なお、こういった混雑の状況を可能な限り、早く来てすぐに帰ってもらえるようなことで29の業務を切り分けて、なおかつ８の業務につきましては１つの窓口だけで、来て処理が終わってすぐに帰ってもらうことをイメージして、今の混雑をできるだけ緩和する考え方に立っておりますので、当然、運用が変わっていくことによってまた逆のトラブル等も考えられますけれども、そういったことを事前にある程度シミュレーションしながら解消できるようにということで、この市民総合窓口を考えてございます。 　なお、中でコンシェルジュやフロアマネジャーという概念もございますが、そういった概念も、いわゆる交通整理をどういうふうにスムーズに行っていくか、それを１つの考え方とするかどうかもこの考え方の中に入ってございますので、今後引き続きそれぞれのリーダー課が検討していくことになります。 ◯中井良介委員 　これまでもずっと検討はされてきて、ほかのところの例もいろいろ参考にしながら計画しておられると思うんですが、現状を見るとかえって混雑が心配されますので、ちょっと申し上げました。 ◯米田貴志委員 　今の中井委員の話が僕は肝腎だと思っていたのでお聞きしたかったんですけれども、課長から、聞いているとどうやら新しい庁舎に人が集まる方向での庁舎の建て方のように聞こえました。私は、ＩＣＴ化を進めることによって、それらの業務を市民センターと共通項で、電子でやり取りしてプリントアウトできるようなシステムをつくって分散化させるという考え方にしていったほうがいいのではないかという気がするんです。 　それでなくても庁舎が狭くなっていく中で、１つの市民総合窓口、これはいい話なんです、市民総合窓口をつくるのは。だけど、そこに全てを集中させる、人に来てくださいではなくて、あるけれども各市民センターでも同じ機能で同じ書類、もっと言えば、家からメールを飛ばしてメールで返してもらって自分でプリントアウトできるようなものにしていくとか、それがない方は市民センターでできるとか、そういう流れをつくっていかないと、せっかくスペースをコンパクトにする中で、だけど人は集まってくださいという視点では理屈に合わないんじゃないかという気がするんですが、その辺の考え方についてはどうお考えですか。 ◯西田淳一庁舎建設準備課長 　今、委員から御指摘を受けました考え方も当然に入っております。先ほどの御説明の中でそういった考え方が少し欠けたような説明になっておりましたけれども、当然に検討を進めていくということでございます。 ◯米田貴志委員 　分かりました。来るんじゃなくて本当に家から出なくていいという流れをつくっていかないと、庁舎をコンパクトにしていく意味がないと思うんです。やはり集まるというだけでも交通渋滞とか云々があるわけですから、そういうことを引き起こすことによって地域にまた迷惑がかかるわけですから、そういうふうにならない視点、どうすれば分散化できるのか、また地域の方々が地域の近くで同じサービスを受けられるのか、そういう視点を取り入れた庁舎にしていかないといけないということを簡単に申し上げておきたいと思います。 ◯河合馨委員長 　他に質問はありませんか。 　　　〔「なし」の声あり〕 　それではないようですので、以上で事務概要等の報告を終わります。 　この際、委員の皆さんから特定事件、庁舎建設についてに関する事項で何か御発言はありませんか。 　　　〔「なし」の声あり〕 　最後に、次回の本特別委員会の日程等については正副委員長に御一任いただきたいと思いますが、これに御異議ありませんか。 　　　〔「異議なし」の声あり〕 　それでは、そのようにさせていただきます。 　以上で庁舎建設特別委員会を閉会します。 　　　　　　　　　　　　　　（以　上） Copyright (c) Kishiwada City Assembly, All rights reserved....