文書の取り扱いにつきましては、下松市文書管理規程に定めており、担当課に配付された文書は、課長を中心として速やかに処理し、事案の完結までその過程を明らかにすることとしております。 御指摘の通知文書につきましては、事例が全国的にも少なく、過去の県内での発生もないことから、周知の必要性がないと判断したものであります。
本市の文書管理規程に定める重要な事業計画、重要な書類、重要な統計表、重要な契約書、その他重要であって永年保存の必要が認められる書類、これらなどは執行部が何を重要と判断をするかにかかっているわけでございます。首長がかわれば、従来重要な書類だったものが重要でなくなる、そういうこともありうるということを指摘しておきます。
文書管理規程を整備してほしい等あります。それで、私がお聞きしたいのは、その体制上のことで、職員配置です。職員が責任を持って公文書の散逸を防止しないと、どこが、だれがその公文書を整理するのかということを責任持ってされる担当がなければ、そのまままた以前の合併の経験上、また散逸される危険性があります。その点について、お聞きします。 また、場所です。どこに保管をされるのか。
まず、基本計画にありますように、公文書の文書管理の制度化が課題でありますし、文書管理規程の整備、インデックスの作成等々も条例の施行時には整備しなければなりません。来るべきマルチメディアの時代の中で、本当に行政情報の公開を進めるためには、行政情報のコンピューターデータ化を進めるとともに、コンビニサービスの精神で利用できるように、将来展望を踏まえた対応が重要であると思います。
まず、基本計画にありますように、公文書の文書管理の制度化が課題でありますし、文書管理規程の整備、インデックスの作成等々も条例の施行時には整備しなければなりません。来るべきマルチメディアの時代の中で、本当に行政情報の公開を進めるためには、行政情報のコンピューターデータ化を進めるとともに、コンビニサービスの精神で利用できるように、将来展望を踏まえた対応が重要であると思います。