国立市議会 2024-06-26 令和６年第２回定例会（第６日） 本文 2024-06-26
また、本会議、常任委員会、議運と多くの議事録作成があるので難しいとの答弁がありました。 26市の議運のインターネット中継の取組についての質疑に対し、事務局より、26市中８市が行っており、そのうち１市は付託案件だけを中継していると答弁がありました。 現在のインターネット中継システムの中で作動条件を問う質疑に対し、事務局より、委員会は平成16年に導入した本会議システムを経由して行っている。
また、本会議、常任委員会、議運と多くの議事録作成があるので難しいとの答弁がありました。 26市の議運のインターネット中継の取組についての質疑に対し、事務局より、26市中８市が行っており、そのうち１市は付託案件だけを中継していると答弁がありました。 現在のインターネット中継システムの中で作動条件を問う質疑に対し、事務局より、委員会は平成16年に導入した本会議システムを経由して行っている。
Ｎｏｔｔａを導入すれば議事録作成が効率化できるなど、様々なアイデアが提示されました。 今回提示されたサービス以外にも、今後も未知なる有用なサービスが誕生する、あるいは勉強会で紹介されることは多々あり得るでしょう。町会・自治会のデジタル化推進のための助成は、使えるオンラインサービスに、より幅を持たせることが大事ではないかと考えますが、いかがでしょうか。
この中で、認可地縁団体制度や法人格取得の要件、認可の流れといった認可に向けた情報とともに、会議の書面開催や議事録作成の方法など、認可取得後の運営に関する情報も掲載しております。また、認可取得を検討する団体用により詳しく解説した町会・自治会等法人化の手引きを本市独自に作成し、認可取得後の団体にも配付するとともに、ホームページにも公開しております。
次に、当然に我々も挙げておりました議事録、議事録作成もシステム更改の中でもしかしたら前に進められるのであればやっていただきたいと思っています。 我々も挙げておりました通年議会についてですとか、先日、選ばれる町田をつくる会会派が提案された議長選時の所信表明開催というのも、我々はやるべきだというふうに認識しております。
次に、議事録作成のデジタル化ということで、そのさらに翌ページになります。20、21ページになります。
続けての話になりますけれども、議事録作成ですとか、また字幕配信等というのが各会派いろいろとありましたけれども、この辺も一つ、いわゆるＩＣＴ化のテクニカルな部分、技術的なものがありますので、事務局のほうでその技術的なものも調査していただくことも必要なのかなと思っております。 ○委員長 休憩いたします。
◆白川 委員 今、公明党会派のほうからＩＣＴ化という話もあったかと思うんですけれども、我々のほうで出しているmoreNOTEの機能向上、また、ペーパーレス化もそれにひもづくようなものもあるかと思いますし、先般、まちだ市民クラブ会派で出されたんですが、議事録作成のデジタル化というところについても、前回、議会運営委員会のほうで取手市を見させてもらって、それこそ本当にＩＣＴ、ＡＩを駆使していろいろやられているというところもあったので
それと、まちだ市民クラブ会派から出された議事録作成のデジタル化ということで、これは取手市は結構積極的にやられていて、見ていて勉強になるところがあったので、ここもちょうどそうやって見てきたところなので、進めて議論していけたらなということを思いました。
続きまして、(8)議事録作成のデジタル化（速記の廃止）についてです。聞くところによりますと、23区ではほとんどの自治体で速記者がいないと聞いております。そもそもほかの自治体と比較してもデジタル化が進んでいる町田市に速記者がいるということ自体、効率性として疑問に感じているところです。
◎ＩＴ推進課長 作成すべきだったデータ件数というのは、正直、各年度では把握ができない状態でございまして、私どもは導入するに際して調査をしたときには、区役所全体でおよそ900件の年間議事録作成があるというふうに把握してございますので、令和２年度だとそれの10分の１以下、令和３年度だとそれよりは増えているというような状態という認識になります。
在宅勤務業務の一例を御紹介いたしますと，調査回答資料作成，例規策定，図面・工事資料作成，議事録作成，決算関係，指針・ガイドライン策定，起案関係，広報物作成，議会対応，人事評価関係，オンラインでの会議，ウェブ研修などと，職員が様々取り組んできたところでございます。
そして、再発防止策については、第三者委員会から指摘を受けた問題点について、その原因を分析、整理し、例えば議事録作成や外部からの要望等の記録化など説明責任を果たす文書の作成保管の徹底、市職員ＯＢ活用のあり方の見直し、補助金事務の在り方の整理、公務員倫理や危機管理に関する職員意識の醸成などの項目について検討し、対策を講じてまいりたいと考えております。
会議と議事録作成というのは、ある程度セットになってくるのかといったところで、どうしてここに数の差が出てきてしまっているのかというところをお尋ねしたいのと、実際に運用されてみて、議事録作成コストを比較して、今どうお感じになられているかというところをお聞かせください。
職員へのアンケートでは、出先会議での議事録作成や資料の即時修正が可能となった、出張先においてメールや予定表の確認、決裁事務が可能となったなど、事務の即時性や効率化、意思決定の迅速化に関する評価、さらには紙資料の持ち出しが不要になるなど、ペーパーレスにもつながったという結果を得ることができております。
港区では，ＡＩによる議事録作成支援を実施し，区に設置された３００を超える会議体の議事録をＡＩの音声認識や機械学習の技術を活用した議事録作成支援ツールを用いて自動でテキスト化，これまで職員が１時間の会議につき３，４時間程度かけていた議事録を，３０分から１時間程度で作成完了になったとのことです。議事録の音声データと編集済みのデータをＡＩに学習させることにより認識精度を向上させています。
３、録音機など機器を使用した議事録作成と速記が行う議事録作成で、経費的なことや雇用について提出者としてどのように考えていますか。 ○塩野目 議長 提出者の答弁を求めます。 〔10番伊佐治 剛議員登壇〕 ◆10番（伊佐治剛 議員） 奈須議員、質問ありがとうございます。奈須議員から通告のありました３件の質問につきまして順次お答えをさせていただきます。
これは議事録作成の流れの中で、この図表の中の文字起こしの部分、これをシステムを活用して文字起こしを行うというものでございます。多摩26市におきましては、現在８市が導入しているという状況を確認してございます。
24 ◯鈴木委員 僕も伺いたかったところを、今、宮下委員から質問していただいたので、議事録作成のプロセスというところでは、通常どおりのプロセスで進んでいるんだなということが分かったわけであります。
◎吉本由紀 議会事務局事務局次長 議事録作成までの手続といいますと、まず、業者に音声データを渡しまして、約２週間後に納品をされます。それから議会事務局の中で校正作業を複数回やらせていただきまして、それから理事者側の確認であったり、また、幹事長会を通して議員の皆様方への確認作業。
例えばなんですけれども、867ページには、評議会の議事録について書いてくださいとか、結構議事録作成が忙しくてできないんですというような、悲鳴のような声が施設から挙がっていると思うんですけれども、この議事録はどのぐらいのものを求められているんでしょうか。 また、その議事録の内容は都で定められているのか、それとも、市である程度コントロールできるものなのか、お聞きできればと思います。