袋井市議会 2023-09-12 令和５年総務委員会 本文 開催日：2023-09-12
このため、袋井市にあっては、民間企業様の御協力の下、全庁業務量調査などを実施して、まずはその業務がどういう状況にあるか、それを見極めた中で業務フローを整理して、自動化、さらにはアウトソーシングなどによって人でも対応できる部分を調査して、その導入を、優先順位をつけて導入していくというような作業を始めたところでございます。
このため、袋井市にあっては、民間企業様の御協力の下、全庁業務量調査などを実施して、まずはその業務がどういう状況にあるか、それを見極めた中で業務フローを整理して、自動化、さらにはアウトソーシングなどによって人でも対応できる部分を調査して、その導入を、優先順位をつけて導入していくというような作業を始めたところでございます。
この業務改善に取り組むに当たっては、先ほど申し上げたように、可視化したデータに基づきまして、その改善ポイントを探って、来年の業務の中では、業務フローを、いま一度確認した上で、その改善ポイントを探っていくと言ったようなことを、まず、進めていきたいと考えています。
また、ＢＰＲの進め方については、令和３年度末に実施した全庁業務量調査により、まずは現状をデータで可視化し、データに基づいて改善ポイントを探り、業務フローの見直しやデジタル化などに取り組んでいる。今年度は、ワークショップや相談会の実施などにより、よりよい業務となるよう、段階的にＢＰＲを推進している。
職員一人一人の業務内容や作業手順、作業時間を明確化し、業務フローを見直すことにより、業務の効率化や人員の適正配置、特定の人にノウハウが偏る属人的な働き方の見直しなど働き方改革を推進し、スマートな業務運用による市民サービスの向上につなげていくことができるものと考えております。
本年度は、各システム間のデータ連携を円滑に進める上で必須となる文字の同定作業に着手しているほか、今年８月に各省庁から公開されました全20業務の標準仕様書に基づいて、システムの機能要件や業務フロー、帳票などに関する現行システムと標準仕様との差異を比較分析し、標準仕様に合わせた事務フローの見直しなどの作業を進めております。
こちらについては、それぞれの業務を、30の部署から職員が集まりまして、それぞれが持ち寄った業務改善したい内容について、グループワークで内容を検証し、理解を深めると、こちらについてもガバメイツの社員がサポートで入って、データの見方であるとか、業務フローの書き方的なことも指導しながら、実践的な研修を積んだところであります。
先月は、部課長を対象に改善意識を高めるための研修や、補佐、係長を対象とした業務改善の手法をチームで学ぶワークショップを行うなど、今後は個別業務の見直しや業務フローの再構築をはじめ、全庁的な働き方の制度やルールなども見直し、時代に即した、市民の皆様から求められる市役所を目指してまいりたいと存じます。 次に、海のにぎわい創出プロジェクトについてでございます。
いま一度、再発防止に向けた取組の徹底と、ミスを事前に見抜けるような業務フローの見直しを強く要望いたします。 さらに、白鳥委員からもありましたように、プロ野球地元球団創設について、創設自体を私たちは否定しておりません。ですが、実情に見合った進め方と、市民の皆さんに理解していただけるような情報の共有、発信を心がけていただきたいと思っております。
まずは、デジタルの手法を用いまして、これまでの業務を改善し、業務フローを見直すことで、業務の効率化で得られた時間、人材、財源を市民に寄り添ったサービスの提供に充て、さらなるサービスの向上を目指してまいりたいと考えているところでございます。
この取組に関しましては、ＤＸ推進本部の中に窓口業務デジタル化部会を設置いたしまして、関係部署と連携の上、業務棚卸しから業務改善、業務フローの見直し、最適な窓口モデルの設計などのプロセスを経ながら、導入をしてまいりたいと考えております。これにより市民の皆様が来庁時にスムーズな手続をお取りいただけるよう、推進をしてまいります。
また、未然に防ぐことができなかったのかという視点で業務フローの見直しもお願いいたします。 81 ◯宮城島委員 議案第１号、議案第８号、議案第12号に志政会として賛成いたします。 意見・要望を述べさせていただきます。
特に本市は、システムの部分と、あと、業務フローの部分で大変心配される状態にあると思います。今回は迅速でスムーズな給付を実現できるようお願いしたいと思います。 26 ◯小山委員 志政会です。
その下で、標準化法第８条第２項により、自治体が住民の福祉に資すると考えて設計した独自の業務フローやデータ仕様を情報システムに実装させることは例外的にしか認められなくなるのではないのか。
こうした中、本市におきましては、総務省地域情報化アドバイザーの市川博之氏を講師に迎え、行政事務やサービスに関する業務フローなどを見直し、自ら市役所を改革できる職員を育成するためのＢＰＲ研修を通じてＤＸ人材の育成に努めているところでございます。
また、このキャッシュレス決済のシステムが、市の会計処理上の流れと合っていない面もございまして、庁内に横展開するとなると、会計処理の業務フロー自体もきっちりと見直していかなければいけないということになります。実証でそういった課題かも見えてまいりましたので、今後、具体化するための取り組みを進めていきたいと考えております。
次に、ＩＣＴを活用したまちづくりでは、無線通信ネットワークＬＰＷＡ（ロー・パワー・ワイド・エリア）を整備し、防災、防犯などの行政課題の解決や、ＢＰＲ（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）研修を実施し、庁内の業務フローや人事評価、組織構造改革へとつなげていただきました。
また、電子申請で受け付けたデータを職員の利用する業務システムへ直接連携できるように業務フローを見直すことや、定型業務自動化ソフトウエア、ＲＰＡなどのツールを活用して、業務運用のデジタル化を推進してまいります。 将来の人口減少社会におきましては、自治体職員の数も減少していくことが予想されるところでございます。
ＲＰＡの導入につきましては、職員の削減よりも業務フローの見直しによる事務作業負担軽減、事務の効率化により削減された時間を市民対応に主眼を置くなど、仕事のウエートをより市民サイドに置いて市民サービスのさらなる向上を図ることが目的でございます。 業務のデジタル化は、機械化やシステム化をすれば全て解決できるものではありません。
その主な仕事といたしましては、コロナ禍にあって利用が普及したウェブ会議システムの利用方法などを解説した動画を自ら作成し、市のホームページなどを通じて周知したほか、オンラインによる保育所入所手続を導入した際には、申請から入所決定に至る一連の業務フローの見直しとか、あるいはウェブ画面の設計などを職員と共に取り組んだところでございます。 次に、行政窓口のデジタル化についてであります。
まずは、事務処理全般につきまして、昨日、市長から答弁もありましたとおり、業務フローにおけるチェック体制が確立していなかったことについては、深く反省をしております。そのようなことから、市長からチェック体制の確立も含めまして適正な執行を行うように、庁議で各部長に強く指示をされたところでございます。今後、全庁で適正な事務処理をすることで、市民の信頼回復に努めてまいります。 以上です。