宮代町議会 2024-06-04 06月04日－02号
水門の操作の説明会の開催と、それからもう一つ、水門管理の文書作成ということで２点ご質問をいただいたと思います。 まず、水門の操作説明会でございますけれども、こちらにつきましては地元の代表の方に声をかけさせていただきまして、４月３日と10日の２日にわたって８名の方に参加をいただいて施工業者のほうから操作方法について説明をさせていただいております。
水門の操作の説明会の開催と、それからもう一つ、水門管理の文書作成ということで２点ご質問をいただいたと思います。 まず、水門の操作説明会でございますけれども、こちらにつきましては地元の代表の方に声をかけさせていただきまして、４月３日と10日の２日にわたって８名の方に参加をいただいて施工業者のほうから操作方法について説明をさせていただいております。
デジタル機器を使用して概略を文書化したのを担当者が整理するだけでも作業効率が図られ、文書作成と情報開示のスピード化に寄与すると思います。また、各会議録の市のホームページへの投稿報告が遅いという声も市長へのメール等で寄せられております。また、各担当課へこの会議録を見たいのですが、開示願いますという互いのやり取りの軽減にもつながります。
職員の半数に当たる1,900人が文書作成、要約、構成、アイデア出しなどに利用し、利用数は２万5,897件、アンケートに対して約８割の方々が「仕事の効率が上がると思う」、「利用を継続したい」と回答したそうです。文書作成の場合、１人１日10分の業務時間短縮が想定されたと試算されました。
次に、(3)本市においてどのような活用を考えているかについてでございますが、例えば住民からの問合せ対応に活用することにより、職員の応対時間の削減が期待できることや、行政文書の作成に活用することで、文書作成に要する時間を大幅に削減できることを期待しております。そのほか、文書の要約による議事録作成や行政施策のアイデア出しなどの活用も考えられます。
この市の試算で、人口減少の影響で20年後には職員が現在の４分の３まで減少するだろうということで、業務の効率化などを進めなければ、この先、行政運営が成り立たなくなるとの危機感は強いということで、文書作成の効率化だという話なんですが。
初めに、（１）和光市の公文書管理の現状と課題についてですが、和光市職員による不祥事の再発防止に関する第三者委員会や元和光市職員の不祥事に関する調査特別委員会からの御指摘を受け、公文書管理に対する職員の意識を高めること及び事務処理ルールの徹底を課題と捉え、全職員を対象とした公文書管理セミナーの開催、適正な事務専決による事務執行を行うための起案様式の改定及び起案文書作成時のチェックシートの導入を行い、運用面
学校運営協議会を行うに当たり、会場作成は誰が行うのか、提案文書作成は誰が行うのか、議事録作成は誰が行うのか、学校現場に負担が増えるのは明らかです。設置理由は、平成29年度に設置が努力義務となったとか、埼玉県５か年計画において、令和８年度に全学校に設置することになったというもので、学校からの要望でないことが分かります。
（ウ）、会場設営、提案文書作成、議事録は、誰が行うのか。 中項目（６）、学校応援団、学校評議委員、ＰＴＡとの関係。 続いて、大項目の３、憲法９条の立場に立った平和行政をについてです。日本は、さきの戦争でアジア諸国民2,000万人の命を奪い、日本国民310万人の命を失いました。そうした反省から日本国憲法をつくりました。国民主権、基本的人権の尊重、戦争放棄の３つの柱から成り立っています。
具体的な事業の内容でございますが、雇用する重度障害者等のために、文書作成、朗読、機械の操作、入力等の職場介助や通勤援助者を確保した企業が障害者雇用納付金制度に基づく助成金を活用しても、雇用の継続に支障が残る場合などに、福祉施策として通勤や職場等における支援対象範囲を明確にした支援計画書を作成し、この助成金の対象外となる喀たん吸引や姿勢の調整等の職場における支援を行うものでございます。
令和２年度末に導入しました１人１台のタブレット端末ですが、本市の導入機種は文書作成から動画編集、オンラインゲームまで活用の幅が広く、近隣市とは導入機種の違いから、端末１台当たりの金額が高くなっております。
テレワークで行われた主な業務につきましては、起案や議事録、計画素案などの文書作成、ウェブセミナーやオンライン会議への参加、ホームページ更新等システム利用などとなっております。
まず、児童生徒の学びにおける利用状況ですが、授業における利用を挙げさせていただきますと、現在活用事例の多い順に申し上げますと、検索サイトを活用した調べ学習、教員が作成した教材を配信して児童生徒が学ぶ学習、児童生徒の考えを文書作成ソフト・プレゼンソフトを利用して表現する活動、児童生徒が写真、音声、動画を用いた資料・作品を制作する学習、マイクロソフトチームズ等の総合型アプリケーションを用いた協働学習が展開
検索サイトを使った調べ学習、画像・動画機能を使った情報の蓄積、文書作成ソフトやプレゼンソフトを使ったまとめ学習、共同作業ツールでの編集作業等がございます。また、家庭における活用も可能です。宿題をドリル教材で行ったり、欠席の際にオンラインで授業に参加することで、個別最適な学びが実現できます。 次に、校務における活用について幾つかの事例を申し上げます。
文書作成の真偽確認は、窓口で申請かオンラインによるかに関わらず、本人確認を経た申請がなされればよいと考えられます。その観点からも、今後は本人によって行われる申請や手続などは、デジタル化も進む中において、むしろ、押印よりもＩＤやパスワードといったものに変化していくものと考えられます。
３点目、電子決裁導入による効果、メリットでございますが、文書作成、決裁保管、廃棄に係る事務の効率化が図られるとともに、コピー用紙、トナー、インク費用が削減されます。また、書庫やキャビネットの保存文書も順次削減されていくため、大幅なスペースの削減が期待されます。そのほかセキュリティー対策を講じた上で、自宅等からのアクセスできるようにすることで、テレワークでの利用も可能になります。
◎企画部長（中蔦裕猛） 従来より押印を求めていた手続につきましても、他の添付書類などにより本人確認や文書作成の真意確認が十分に行える場合など、初めから押印を求める趣旨が乏しい場合などにおきましては、代替手続が不要な場合もございます。 代替手段が必要な場合には内閣府の見直しマニュアルを参考に、各手続の実施に当たりまして実情に即した確認方法で代替をいたします。
これにより職場にある職員用パソコンを自宅から遠隔リモート操作することが可能となり、職員用パソコンでの業務、具体的には共有フォルダー内での文書作成やデータ加工、グループウエアやメールの送受信、電子決裁の事務作業などができるようになりました。２回目の緊急事態宣言以降、一部の部署で試験的に実施しております。
職員の服務の宣誓に関する条例の一部改正ですが、新たに職員になった者は、第２条において宣誓書に署名を義務づけられ、別記様式において押印を求められておりますが、文書作成者の真正性は署名で担保できることから、押印を廃止するものでございます。その他の改正については、法令における漢字使用に倣い、改めさせていただところでございます。 ３ページを御覧ください。
また、教員用端末の更新に合わせ、これまでの成績処理や文書作成等の機能に加え、教室で授業用としても活用できる端末を導入いたします。 このことにより、授業の中で教員用端末から児童生徒用端末に教材を配布したり、教員と児童生徒が互いの端末画面を共有したりすることが可能になり、ＩＣＴを効果的に活用した学習環境がより一層充実することとなります。
１点だけ確認したいのは、今回消耗品費として案内文書作成費が計上されていますけれども、この案内文書の概要だけ確認させてください。 ○議長（篠田剛） 子ども未来部長。 ◎子ども未来部長（新山司） 今回の案内文書でございますけれども、本日議決をいただいた後に直ちに事務に取りかかりまして、12月17日、あさって発出する予定でございます。