岸和田市議会 2021-08-25 令和３年第３回定例会（本会議 第２日目） 本文 開催日:2021年08月25日
1)行政文書の管理について、文書の保存期間の変更に伴い、起案用紙を新たに作成し差し替えた上、修正前のものを破棄するといった事務処理がなされていた。2)情報公開請求がなされているにもかかわらず、これは私が情報公開請求しているという意味ですけれども、当初の起案用紙が破棄されている。3)２事業者に対するヒアリングに関わる議事録が作成されていない。
1)行政文書の管理について、文書の保存期間の変更に伴い、起案用紙を新たに作成し差し替えた上、修正前のものを破棄するといった事務処理がなされていた。2)情報公開請求がなされているにもかかわらず、これは私が情報公開請求しているという意味ですけれども、当初の起案用紙が破棄されている。3)２事業者に対するヒアリングに関わる議事録が作成されていない。
同規程では、事案の処理は文書により決裁を受けなければならないこと、決裁を受けるべき文書は原則として起案用紙を用いて作成しなければならないことなどを定めております。 会議録や相談、交渉の記録等の全てを残すことはできませんが、少なくとも、行政の意思決定過程にかかわるものにつきましては、議員御指摘のとおり、何らかの形で起案に残しておくべきであると認識いたしております。
同規程では、事案の処理は文書により決裁を受けなければならないこと、決裁を受けるべき文書は、原則として、起案用紙を用いて作成しなければならないことなどを定めております。 したがいまして、会議録や相談、交渉の記録など、行政の意思決定過程にかかわる文書につきましては、基本的には作成すべきものでございます。
ここに起案用紙があります。民営化に当たっては、当初、移管後５年間は土地代のほうは無償とされました。その後は、要綱を定められまして、無償とする期間を１０年とされました。その理由は何ですか、お聞かせください。 ◎定 保育施策推進室長 公立保育所の民営化事業は、行財政改革の一環という側面もありまして、市の最重要施策の１つでございます。
◎竹内 調度課長 私は２月の７日、８日は出勤しておりませんでして、２月１４日の月曜日、週明けだったと思いますけど、そこから出勤してまいりまして、私が聞き及んでるといいますか、ちょっと公文書としての知識はないんですけれども、うちで保管しております文書としましては、一応起案用紙、いわゆる昔の紙起案ですね、これで中止してよろしいかという文書は残っております。 ◆飯田 委員 いや、びっくりしましたね。
そうしたら、今度持ってきたものがどんなものを持ってきたかというと、起案用紙を持ってきましてね、堺市高石市消防組合の解散に伴う事務継承に関する協定書の締結についてという、決裁書類がついてるものまで、御丁寧に持ってこられた。
◆長谷川 委員 今お示しをした起案用紙は何ですか。 ◎久保 労務課長 堺市非常勤の報酬規則の一部を改正する規則の一部改正でございまして、田中氏の報酬を決定するに当たり改正させていただきました。以上です。 ◆長谷川 委員 なぜそのことのご報告がなかったのですか。 ◎久保 労務課長 申しわけございません、漏れておりました。以上です。
またその一方で、この必要があると認めるときにはできるというのがありますけれども、じゃあ、必要があるということ、必ずやりなさいということを言うてるわけじゃないんですけれども、必要があると認めて選定をするということを決めたのはだれかといいますと、ここにそのときの起案用紙のコピーもあるんですけど、自転車まちづくり推進室長であります。
いかにもこの起案用紙で名指しのような「臨時女性の配置」というところまで指示して、そして４月６日からお見えになっているにもかかわらず、２０日に起案を上げている。これは非常に、事後処理、事後処理とおっしゃるけれども、これ全体が事後処理になっていはしないかというふうに思うんですが、これはどのように認識したらいいんでしょうね。
起案用紙から皆持って来い。クーラー代払ってもらったんやったら、そのクーラー外したあるやろな。だれの備品やわからんようなもん、品物わからんようなもんが学校の中の備品として扱うわけにいかんやろ、森田さん。そうとちゃうか。もう金返さはってんやろ。外したんのか。校長室はええがな。職員室ついたってんやろ。金返さはってんやろう。どないなったんねん。外さんかい、それ。だれつけはったんや。
せっかく指吸副市長においでいただいてるんですが、これは平成４年の起案用紙、あそこにたしか財政課長当時ですね、財政課長として副市長自身も判を押してらっしゃいます。また今おっしゃいましたようにですね、これは時限要綱でございましたから、３年ごとの見直しといいますか更新がなされておりまして、これは平成７年の起案用紙でございます。
そこで市長に伺いたいんですが、この起案用紙、当時の市長が助役として判を押されています。ちょっと見えにくいので下に大きくしておりますけれども、要綱制定は、市長が助役として決裁をされた、そういう要綱です。ところが市長は１３年の１０月に市長として堺市にお戻りになってこられた。その翌年にこの要綱が廃止されているわけです。なぜ要綱が廃止されたのか理由を私はさんざん確かめましたけども、わからないとおっしゃる。
そのほかに、用紙類として起案用紙でございますとか白表紙、各種の封筒などがございます。 ○副議長（小林弘子） １３番、東口議員。 ◆１３番（東口幸也） ありがとうございます。コピー用紙などの購入方法についてはどのようになってますか。特に教育委員会、また本庁などいろいろとコピー用紙、印刷などに多く使われると思うんですが、その購入方法についてお聞かせ願います。 ○副議長（小林弘子） 松宮部長。
このときも担当課は、文書管理システムによりまして起案文書ごとに文書番号をとり、起案用紙を作成いたします。起案文書は、関連課があれば、関連課に合議し、決裁権者によって決裁を受けます。決裁を受けた文書を「決裁文書」と呼んでおります。決裁が終わりますと、文書管理システムによりまして、担当課の管理職が決裁日を入力いたします。
具体的な品目につきましては、市報や封筒は再生紙を使っておりますし、罫紙、起案用紙などの共用物品も環境対応商品に切り替えていく予定でございます。また、制服につきましても検討してまいりたいというように考えております。以上でございます。 （産業経済部長 桶谷正昭君 登壇） ◎産業経済部長（桶谷正昭君） 市民クラブ代表・戸野議員さんのご質問のうち２．産業振興についてご答弁させていただきます。
利用度の高い事務用品を中心に、用品調達基金で購入しております物品も、古紙配合率の高い製品を可能な限り採用するようにしておりまして、現在、購入している古紙100 ％の製品には、起案用紙などの帳票類、封筒、感熱紙、フラットファイル、コピー用紙などがございますが、ご質問のトイレットペーパーは、古紙配合率100 ％で無漂白のものを購入しております。
本市につきましても、平成７年（1995年）４月から共通帳票のうち起案用紙、罫紙につきましてはＡ判サイズ化しております。市の出版物につきましては、その用途、目的によっては、Ｂ判サイズのものもあり、Ａ判サイズと混在しているのが現状でございます。しかし、行政文書のＡ判化に伴い、出版物もＡ判サイズ化していく傾向にあります。