大東市議会 2023-02-14 令和５年２月14日大東市の行財政改革特別委員会－02月14日-01号
例えば、永年保存だけやったら何ぼでいけるとか、ちょっと業者と詰めて、取り急ぎ、今はやっぱりシステム導入を先決して、そこを円滑に導入していきたいという考えがございますので、今ある保存文書をどうしていくかというのは、じっくりと考えていきたいと思います。 ○東 委員長 大束委員。 ◆大束 委員 分かりました。
例えば、永年保存だけやったら何ぼでいけるとか、ちょっと業者と詰めて、取り急ぎ、今はやっぱりシステム導入を先決して、そこを円滑に導入していきたいという考えがございますので、今ある保存文書をどうしていくかというのは、じっくりと考えていきたいと思います。 ○東 委員長 大束委員。 ◆大束 委員 分かりました。
次に、文書の保存形態から行政文書を保管文書と保存文書に分類し、それぞれについてその方法を後に記載するとともに、電子文書についても定義してございます。
その中は、当然、保存文書の期限ということもございますので、その一定の中、できる限りの調査をしていただいておると我々認識しておりまして、その中で出させていただいた分が全てであるという認識でおります。 よろしくお願いします。 ○委員長（土井田隆行） 竹田委員。 ◆委員（竹田孝吏） １０年前は、調査の分も調査して、１０年前の分はないと。ですから、この金額が確定やということやったと思います。
学校の保存文書は、総務部総務課に引継ぎをせず、学校内で保管する常用文書の取扱いとなっており、保存方法については学校に委ねられていたことから、市役所の文書引継ぎ用の簿冊とは異なる簿冊保存方法であっても、箕面市文書取扱規程上は問題はありませんでした。
299 ◯横川 努コンプライアンス推進課長 電子決裁システムの導入により紙文書の削減に努めているところですが、事務室内にはシステム導入前の紙の保存文書や市民、事業者からの提出物が現存しているのが現状でございます。
この規程には、文書の整理、文書の保存、保存文書の廃棄といったことについて、手続などを定めております。 過去に書類がなかったということもございましたけれども、より適切な文書管理を行いますよう、整理、保管の徹底、また、廃棄の際には保存年限を確認するよう、徹底を図っていきたいと思います。 ○議長（永谷幸弘君） 管野英美子議員。
２点目に、文書取扱規程第３６条第２項では、法務ガバナンス室長は、保存期間中の保存文書で保存の必要がないと認められるものがあるときは、関係課長等と協議してこれを廃棄することができるとされており、保存期間中でも廃棄できる旨の規定があります。 保存文書を期間満了までに廃棄する場合は、法務ガバナンス室長が決定するということでしょうか。
先ほども申し上げましたが、本市をはじめ、多くの自治体におきましては、公文書館を設置しておらず、そもそも移管という概念がなく、同様の重要な文書につきましては、永年保存文書を指すことになります。これら永年保存文書につきましても、現用の文書と同様に、情報公開請求により、市民の皆様が写しの交付や閲覧を求めることが可能となっているところでございます。
保管を予定しているものは、現庁舎の地下書庫にあります永年保存文書、教育センターの地下倉庫にありますスポーツイベント関連の資機材、本庁舎裏のプレハブにあります選挙事務の機材、リビエールホール駐車場の仮倉庫にあります現庁舎の地下書庫におさまらない文書等であります。
閲覧なり、保存文書を――３８条でしたね。保存文書を閲覧、または貸し出しを受けようとする者は、文書課長の承認を受けなければならないと。つまり、文書課長の責任というのが一番大きいんです。 何も、こんなもの部長とか副市長とか決裁を受ける必要はないのです。閲覧をしようとする者は、職員は閲覧しようとしたら文書課長の承認をもらったら見れるんでしょう。では、市民はそうではないんですか。
次に、公文書のマイクロフィルム化につきましては、原則永年保存の文書について、平成１０年度から１９年度まで実施いたしており、議案書、課税台帳、開発協議に関する文書等があり、文書管理主管課長が特に必要と認める文書とは、永年保存文書等以外の文書で、マイクロフィルム化をする必要があると判断した文書を想定しております。 次に、公文書の書庫の保存スペースにつきましては、現在十分に確保できております。
口頭注意については、地下ポンプ室に置かれてたトイレットペーパーや印刷用紙等の可燃物の撤去、また４階の音響照明操作室前踊り場に山積みされていた保存文書の撤去などが口頭注意としてございました。また文書の指摘事項については防火管理並びに２番目の防災講習においての指摘事項がございました。その改善策については書かれてるとおりでございます。
◎環境部長（奥西隆） 当該土地につきまして、環境部に所管がえになった時点では、地目が山林になっており、なぜ転用されたのか把握しておらないので、現在、保存文書等で調査を行っております。 ○議長（野口陽輔） ７番、山本議員。
次に、保存年限についてですけれども、文書の保存につきましては、市のほうの茨木市保存文書の区分標準細則というのがありますので、これに準じまして、この事業交付金の申請書につきましては、５年の保存ということでお願いしております。
あと分割納付申請書の保存期間は何によって決まってるかということなんですが、茨木市保存文書区分標準細則の許可、取り消しなどの行政処分に関するものとして５年とされております。
それから、ちょっと前後しますけど、審査会の会議録は何年保存するのかということですが、保存文書の区分の標準細則には、附属機関に関するものとして、会議録は１０年というふうに定めておりますので、１０年保存と定められておるところでございます。 それから、審査会の意見をそのままその内容とするんかということかと思うんですが、もちろん審理員が間違った処分をまずしないように意見書に書くと。
また、永年保存文書には合併協議会設置に係る取り交わし文書や門真市議会会議録などがあります。 ◆戸田 委員 ということは、通常であれば１０年廃棄というものであっても、合併問題にかかわるものについては、特例として保存を長くするというふうな措置も必要だということが浮かび上がってきたと思います。
紙ベースの文書は、総務課が保存文書目録を作成し、各課の文書の所在や保管年数などを確認しています。 しかし、電子ベースの文書であるエクセル文書やワード文書、インターネット上に記載したホームページ文書などは保存文書目録として記されていません。
（鎌谷建設部長 登壇） ○鎌谷建設部長 市の保存文書区分標準細則によりますと、工事施行に関するものは各課におきまして重要なもの、特に竣工図とされていますけれども、これは永年保存、その他につきましては５年保存となっております。
保存文書のあり方と、職員の皆さんへの啓発というか周知徹底、業者の皆さんへの働きかけということなんですけど。もう１つ、私はやっぱり今回の問題で工事管理のあり方というのも非常に大事だったというふうに思います。ぜひ、せっかくこれだけ調査をして、いろいろ検討してくださったんですから、市民の皆さんにもこれを生かして、次から起こらないように具体的に何をしたかということがわかるようにしていただきたい。