うるま市議会 2020-09-25 09月25日－06号
次に、総務部関連について、委員から「廃棄文書処理委託料の委託先はどこか」との質疑があり、当局から「委託先は、南風原町にある業者を予定している。通常、文書廃棄の際にクリップなどの金属類を取り外す作業があり、これが大きな負担となっているが、この業者の場合はその作業をしなくていいとの内容である」との答弁がありました。 慎重に審査した結果、本案は原案のとおり可決するべきものと決しております。
次に、総務部関連について、委員から「廃棄文書処理委託料の委託先はどこか」との質疑があり、当局から「委託先は、南風原町にある業者を予定している。通常、文書廃棄の際にクリップなどの金属類を取り外す作業があり、これが大きな負担となっているが、この業者の場合はその作業をしなくていいとの内容である」との答弁がありました。 慎重に審査した結果、本案は原案のとおり可決するべきものと決しております。
それらの廃棄文書を電子化して、一定程度ということではありますけど、保存することは限られた財源や人材の観点から厳しいものと考えております。 また、廃棄文書を電子化する場合、文書に個人情報が含まれているときには、不要な個人情報をいつまでも保存・保有し続けることとなり、情報、セキュリティーの面からも望ましいものではございません。
規定におきまして、毎年８月31日までに廃棄文書目録を作成して廃棄処分しなければなりませんが、その事務処理状況について伺います。 ○議長（大屋政善） 総務部長。 ◎総務部長（天願雅也） お答えいたします。
アングルを組みまして、整理棚をつくって保存、期限ごとに各部署で整理し、廃棄文書がすぐわかるように整理しているというような状況でございます。 ○議長（呉屋勉君） 知名康司議員。 ◆14番（知名康司君） 今は書庫として使われていると、広さは200平米だから約70坪近くありますね。
私どもの文化課のほうで保存をしております廃棄文書のことかと思いますが、この行政文書の移管でございますが、本庁総務部あるいは他部署からの廃棄文書については、私どものほうで譲り受けをいたしまして、市民会館地下の倉庫、それから若干かなり重要な廃棄文書がございまして、一部については事務所のほうで保管をしながら対応している状況でございます。
これらの引き渡しを受けた廃棄文書の中から、公文書館においては、北谷町行政文書等選別収集基準、同細目基準に基づき、歴史的資料となる行政文書等の選別を行っています。この選別作業が本町分につきましては、これまでに３万９千６８６件の廃棄文書の内から、５千８８８件、収集率１４．８％の文書の一時選別を終え、また、教育委員会分につきましては、現在作業を進めている状況です。
同規定、第５章 文書の整理、保存及び廃棄（文書の整理）第５２条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに取り出されるように保管し、又は保存しておかなければならない、とありますが、みなさんはこの規定を順守しておられますか、お伺いします。 次に、寄贈の申出（オキナワフレンドシッププラザ建設のために提供する資材に関する覚書）該文書を私も翻訳してもらいました。