新潟市議会 2022-10-05 令和 ４年決算特別委員会第１分科会−10月05日-04号
次の文書管理諸経費は、文書管理システムの保守等、公文書管理条例の施行に伴う機能改修並びに庁内コピー機の使用料や文書廃棄などに要した経費です。
次の文書管理諸経費は、文書管理システムの保守等、公文書管理条例の施行に伴う機能改修並びに庁内コピー機の使用料や文書廃棄などに要した経費です。
（２）、文書管理関係について、令和３年度に施行された公文書管理条例の趣旨にのっとり、文書をより適正かつ効率的に管理するため、文書管理システムの機能を拡充しました。 （３）、行政改革推進関係について、ニーズの高い事業に投資できる強固な財政基盤を確立するため、引き続き集中改革プランに位置づけた取組を進めました。
このほかＡＩやＲＰＡを利用した業務自動化の推進に加え、糸魚川市及び妙高市との共同利用による次期財務会計システム及び文書管理システムの導入に合わせ、文書の収受や起案、決裁、保存、廃棄といった一連の内部事務のデジタル化に合わせた改善にも着手したところであります。
◎杉本 デジタル行政推進課長 まず、ＲＰＡの実績と成果につきましては、産業支援課の新型コロナに係る給付金等支払い処理、契約検査課の入札参加資格審査申請業務、土木政策調整課の庁外定例メールの文書管理システム登録業務等にＲＰＡを導入し、７課12業務でＲＰＡ化が実施され、職員の業務時間が年間延べ927時間削減されました。
また、次期財務会計システム及び文書管理システムの導入に向けて、糸魚川市及び妙高市との共同利用による内部事務のデジタル化やシステムに係る経費の節減に向けた検討も進めてまいりました。
減の主な要因は、ふるまち庁舎整備事業及び公文書管理条例施行に伴う文書管理システムの改修事業の完了による事業費の皆減、並びに経済センサス活動調査費の皆減によるものです。 初めに、第２款総務費、第１項総務管理費、第１目一般管理費のうち、庁舎の維持管理は、本庁舎等の維持管理、補修などで、主なものは、警備、清掃、設備の保守点検等の委託費や光熱水費等の需用費などです。
デジタル化の取組においては、国の方針に基づき、市民サービスの向上に向け、子育て、介護関係の26手続をオンラインで行うことができる環境整備を進めるとともに、公文書のライフサイクルを電子的に一元管理する文書管理システムを妙高市、糸魚川市との３市共同で導入するための検討と準備に着手します。
一例を申し上げますと、業務における紙の使用を抜本的に見直すことを前提として、文書の受付から決裁、さらには保存、廃棄といった文書のライフサイクル全体をデジタル化する文書管理システムの導入の検討に着手し、あわせてスケールメリットによるコスト削減の観点から、当市と糸魚川市、妙高市の上越地域３市における共同調達を含め議論を重ねているところであります。
この考えの下、市民の利便性を飛躍的に高めるための基盤の一つとして、市役所の電子化を阻む制度や慣習を見直した上、行政文書の作成から保存、廃棄までを一貫して電子的に管理する文書管理システムの整備に取り組むほか、現在政府が普及を推進している電子契約の導入を進めてまいります。 また、さきに述べたとおり、リモートワークが加速度的に社会に浸透しています。
平成18年度からは、さらなる行政運営の効率化やスリム化の実現を目的として文書管理システムを導入し、文書の収受から起案、決裁処理、そして最終的な文書の保存までの電子管理を行っており、当市の電子文書の割合は令和元年度実績で53.8％となっております。
次の文書管理システム事業は，システム運用に係る委託料や機器の賃借料です。 次の情報システム最適化推進事業は，情報システムの最適化を図るため，機器や運用を統合する共通基盤システムにおいて，財務会計システム，子ども・子育て支援システム，選挙システムの３システムを平成30年度，基盤上で運用開始しました。
自治体業務のデジタル化については、過去にも小千谷市行政改革実施計画において、電子決裁及び文書管理システムの導入について検討しましたが、結果として費用対効果の面で実現できませんでした。新たな機器やシステムの導入において、初期投資とともに維持費が高いという課題が大きな障害となったものです。
事務効率の向上や働き方改革に向けた検討は、第７次行革においても事務の電子化、デジタル化の検討を行っておりますが、具体的には電子決裁や文書管理システムの導入についての調査研究を行ったとのことですが、結果はどのようであったのでしょうか。また、令和元年度には事務を自動化させる技術、ＲＰＡによる業務効率化検証委託とＲＰＡソフトの導入が予算化されておりますが、業務委託の内容と進捗状況をお伺いいたします。
75ページ，第２款総務費，第１項総務管理費，電子申請・届出システム事業，文書管理システム事業及び情報システム最適化推進事業の３点です。初めに，電子申請・届出システム事業は，市民がインターネットを利用して24時間365日，いつでも本市が取り扱う申請，届け出等の手続に関する情報を検索，閲覧でき，一部の手続についてはオンラインで申請，届け出等が行えるシステムです。
次の文書管理システム事業は，システムの運用などに係る経費です。 次の情報システム最適化推進事業は，引き続きＩＣＴ業務のガバナンス強化を図るとともに，情報システムを安価で効率的に稼働できる共通基盤システムの運用などに係る経費のほか，2020年度から再構築に取りかかる税系システムと国保年金システムの基本計画を策定する経費です。
１つ目，文書管理システム事業は，行政文書の起案，決裁等を電子文書で管理し，文書事務の効率化や情報の共有，紙資源の削減等を図るシステムです。今回老朽化に伴い，使用している機器の更新を行うものです。 ２つ目，情報システム最適化推進事業は，本市の情報システムをより安価で効率的なものに再構築する事業です。
妊産婦及びこども医療費助成等は，事業費が当初見込みを上回ったことにより増額補正するものであり，システム改修は，老朽化した保健所システムや文書管理システム等を改修するものです。 国・県補助金等返還金は，一般会計における国費等の精算を行うものです。
行政側では、文書管理システム構築して、速やかな住民サービスをすること。住民参加のための行政職員は説明責任から能力アップにつながっていたということでありました。 移住対策については、外国人の定住が増加していることや、「ニセコ」というブランド化で移住者が増加しているということを伺ってきたところであります。「ニセコ」と言うだけで、オーストラリア人が雪質で来町者が増加していました。
ペーパーレス化及び電子決裁を行うための文書管理システムの導入を検討した結果、最大の課題は高額なシステム構築費及び維持費であり、結果として検討を終了した経緯があります。電子決裁の利点は、外部施設の場合でも決裁が速やかに行われるなど、事務の迅速化や資料検索の容易性にあります。当市の場合、各施設間の距離は車で30分以内で到達できる範囲にあることから、事務の迅速化の面では特段支障になる状況ではありません。
新発田市では文書管理システムを使いまして、職員のパソコン上で電子的に文書の収受、回覧、起案、決裁、施行、それから保存、廃棄までを、そういった一連の文書事務を行っております。今総務課のほうでお話ありましたように、新発田市文書管理規程に基づいた事務処理をシステム上でも行っております。