長岡市議会 2021-09-10 令和 ３年 ９月定例会本会議−09月10日-04号
保存の判断は、長岡市の文書規則に従いまして、課長の命を受けて課長補佐等である文書主任が中心となって各課で行っているというのが現実でございます。廃棄につきましては、文書の保存期間を経過した後に、各課が廃棄文書目録を庶務課長に提出し、庶務課長はその内容を審査し、総務部長の決裁を経て各課に返すということになります。
保存の判断は、長岡市の文書規則に従いまして、課長の命を受けて課長補佐等である文書主任が中心となって各課で行っているというのが現実でございます。廃棄につきましては、文書の保存期間を経過した後に、各課が廃棄文書目録を庶務課長に提出し、庶務課長はその内容を審査し、総務部長の決裁を経て各課に返すということになります。
課長決裁の文書の場合ですと、担当者が文書を作成し、担当係長、文書主任である課長補佐、課長の順で内容の確認と承認決裁が行われ、市民に発送されます。
来年度におきましては、このほかに全所属の文書主任を対象とした文書の取扱いに関する研修を実施したいと考えております。 以上です。 ○議長（丸山広司君） 諏佐武史議員。 〔諏佐武史君登壇〕 ◆諏佐武史君 次に、今の話の続きですが、昨年12月の総務委員会における関貴志議員の質問の最後に、総務部長はこの件を受けて全庁的に文書を通知したと言っておられました。どのような内容の通知をされたのでしょうか。
それから、文書廃棄時の注意事項の徹底を改めて行い、各課の文書主任に対しても研修を実施したいと考えております。 また、廃棄の受託事業者に対しても、市の指定する仕様や作業内容を徹底するように指導して、あわせて機密情報の漏えい防止の徹底もお願いしてまいりたいと考えております。 一方、電子データにつきましては、12月10日に全庁に対しまして、情報機器の適切な管理の徹底を通知したところであります。
以上を受けまして、今月末、全庁の文書主任を対象に、今回の業務報告会と改善に向けての説明会を開催を予定しております。 来年度は、規程面を中心に、文書取扱規程、公文書管理法に基づく取り扱い方法を全課個別に詳細なヒアリング調査を行う。それに基づき、例規類の改正等、新ルールの策定を検討していくということを、委託を行いながら実施していきたいと考えております。
28目オンブズパーソン費で、委員から、市からの通知書や決定書の中に行政不服審査法に基づく教示文の記載のないものがあったということだが、記載の徹底についてオンブズパーソンの調査結果を受け、全庁の文書について確認作業を行ったのか、また教示文の内容がなかなか理解できなかったというケースがあった、配慮が必要ではないかとの質疑に、理事者から、全庁的にチェックするよう文書主任会議を開き、指導を行い、各所属の文書主任
昭和63年４月に文書事務の手引を作成し、文書の作成から保存までの管理事務のマニュアル化を進めると同時に、各課に文書主任を置いてその徹底を図ってまいりました。これら一連の文書管理の改善の中で、ファイリングの方法についても研究を進めてきたところであります。