飯田市議会 2018-09-06 09月06日－03号
ことしの６月６日付の信毎に、「行政文書、消える平成」という見出しで、軽井沢のＧ２０会合は２０１９年と表記、長野県の加盟する北陸新幹線建設促進同盟会の決議文では金沢以西への開業目標が西暦で表記されたとの記事がありました。ＪＲ東日本では、回数券や定期券の表示を既に西暦に切りかえるなど、民間企業では改元を機に、元号から西暦表記に切りかえる動きも出ています。
ことしの６月６日付の信毎に、「行政文書、消える平成」という見出しで、軽井沢のＧ２０会合は２０１９年と表記、長野県の加盟する北陸新幹線建設促進同盟会の決議文では金沢以西への開業目標が西暦で表記されたとの記事がありました。ＪＲ東日本では、回数券や定期券の表示を既に西暦に切りかえるなど、民間企業では改元を機に、元号から西暦表記に切りかえる動きも出ています。
行政文書管理を通じて市民への説明責任を求めている以上は、条例化の意味は大きいと思います。その背景では、職員に対する倫理規定の必要性も指摘をされております。条例への変更の前に、職員の倫理規定のようなものを検討する、前向きな期待をされているところもございます。 そこで、規程ではなく、公文書条例の制定に結びつくような倫理規定も含めて検討をするお考えがおありになるかお尋ねをいたします。
また、行政との関係におきましては、自立した団体として、地域住民、地域の皆様方だけでは解決し得ない問題の解決に向けた行政との窓口機能や行政文書の配布や回覧など、行政からの依頼にも対応していただいているところでございます。 以上でございます。 ○議長（高橋良衛） 14番、関本議員。 ◆１４番（関本功） では、次に関係ありますもので、中項目の（２）区と行政の協働について。
さらに、行政文書の管理に関するガイドラインでは、政策意思決定の際、省内や他の役所との間でどんな協議をしたか、誰が決めたのかを公文書で残すように求めています。 こうしていきますと、自治体にあっても、やっぱり公務で作成取得したものを広く公文書と扱って、きちんと保存していく必要があるんじゃないかと思いますが、この辺の御認識はいかがでしょうか。 ○議長（清水勇君） 寺澤総務部長。
この情報公開への高い意識なしに行政文書の適正な管理というのはできないと考えます。小諸市でもこの小諸市情報公開条例というのがありますけれども、この情報公開条例も公文書管理条例があってこそ生かされていくものだと考えます。管理規則、管理規定、これはあくまでも内部規定であって、公文書の管理全般的に見ると内容的にも不十分であると思います。
政府が管理する公文書は、2011年施行の公文書管理法に基づき、行政職員が作成する行政文書、独立行政法人等の職員等が作成する法人文書、歴史的資料として重要な文書のうち国立公文書館などに移管された特定歴史公文書等に分類されます。同法１条で、公文書は、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源としての役割を担うとともに、歴史的事実を後世に正しく伝える意義を持ちます。
そして、行政文書を積極的に開示し地域づくりを生かせないかということで、行政活動の意思決定の過程を知るということは今後の参加・協働の地域づくりに役立つと考えます。過去の行政文書を市民が活用できるような方策が必要と思われますが、その存在や公開できるという事実すら知られていないのが現状です。そこで、公開対象となる行政文書の情報を市民向けに積極的に提示できないか。
・ 行政文書の収集はどう考えているのか伺いたい。との質疑があり、今までは市史編さんの観点から収集しておりましたが、これからは情報公開の面から考えていくことになると思います。詳細は今後決定してまいりますとの答弁がありました。 以上で質疑、意見、討議並びに討論を終結して、採決の結果、本件は原案のとおり可決すべきものと決しました。
また、この市史刊行に対して重要な資料となる行政文書、合併前・合併後も含めてですけれども、この文書はどういうかたちで、どこに保管されているのか、教えていただきたいと思います。 ○議長（黒河内浩君） 北原教育長。 ◎教育長（北原秀樹君） お答えいたします。
本条例案は、須坂市の歴史資料として重要な行政文書や市民などが所有の古文書などを収集及び保存し、広く一般の利用に供するため、須坂市文書館の設置及び管理について定めるもので、施行日は本年４月１日から、また、一部につきましては、10月１日からとするものであります。
まずは提供しという部分でございますけれども、まず行政文書に記録された個人情報を第三者が利用できる状態に置くことであるという形ですので、口頭ですと、ちょっと利用できないという形で、それは守秘義務違反という形になってくるかと思います。
◎教育部長（吉澤洋人君） 今、市史の下巻が発刊されて以来30年以上が経過しまして、その間に地域史関連の資料や考古学資料等が蓄積される中で、行政文書の資料は、電子化、コンピュータ化とファイリングシステムの導入によりまして、廃棄される文書が多くなっているのが現状であります。 このようなことから、行政文書の収集及び廃棄文書に関する規定が、岡谷市文書管理規則で定められております。
では、早速ですが、質問に入らせていただきますけれども、９月市議会の一般質問で、いささかすっきりしない厚生労働省の行政文書に、私は大きく疑問を長く持っております。この12月議会で再度ただしたい旨の予告をしておきましたもので、あえてここで質問に及びますけれども、１、市民が健康に暮らせる須坂のためにとして、そこでお伺いしますが、（１）子宮頸がんワクチン勧奨中止について。
これらの史誌は、いずれも旧町村役場の行政文書及び在地の、在地というか、個人所有も含めて、この地域にある在地の古文書、絵図等膨大な資料と格闘して、長い年月をかけてつくられたものであります。 ちなみに、浅科村史は３年かかっておりますけれども、臼田町誌、望月町誌はそれぞれ10年かかっております。旧佐久市志は、足かけ22年をかけて編んでおります。
それでも私は理解できないので、国へお金を払い、法的手段で行政文書開示請求書という形をとって、相当な資料が私の水害対策研究所に今あります。 先月11月16日に河川事務所の副所長と調査課長が私の研究所に見えたときに、地元説明会の最終版を見せて説明させていただいたが、資料そのものの存在すら不思議に思っておられるんです。 それで、こういうお話もされていました。
各区につきましては、防災や防犯といった共同防災機能、集会施設やごみステーションといった環境整備機能、地域住民の皆様だけでは解決できない問題を、その解決に向けて要望を行政等に対して行う目的実現機能、広報誌の配布や行政文書の回覧といった行政補完機能など様々な機能を有し、地域住民の福祉の向上に役員の皆様を中心に取り組んでいただいているところでございます。
次に、公文書や行政文書等の管理についてお聞きをいたします。 昨年１０月、中信四市の議員交流会が行われ、当番市が松本市とのこともありまして、鎌田に新しくできた松本市文書館の見学をさせていただきました。説明によりますと、これまで収納しております約２５万点を管理しておりましたが、建物の老朽化と収納スペースも限界とのことで、文書館の容量を４倍の大きさにし、市民の利用を活発化させたいとのことでありました。
行政文書としての重要性、また、市民にとって必要な文書であることから、これまで同様に、岡谷市文書管理規則に沿いまして、ファイリングシステムを活用しながら、文書の検索にも十分配慮いたしまして、適正に管理、保存等をしてまいりたいと考えております。 私からは以上でございます。 ○議長（今井康喜議員） 消防担当参事。
古文書類については、昨年の答弁で、博物館が収納、保存、展示、公開等の業務を行い、公文書館は行政文書の収集、保存、閲覧等を行っていくことが望ましいが、業務の重なり合う部分も多く、博物館や図書館とのすみ分け、連携をどうするかも新たな課題とのことでした。