上田市議会 2020-04-01 03月03日－一般質問－03号
昨年12月に神奈川県庁で個人情報や機密情報を含む行政文書の保存に使われていたハードディスクドライブがオークションサイトで転売されて情報が流出した事件が起こりました。情報流出の経路はインターネットのみならず、こういった情報端末の管理、最終的な廃棄まで管理が行われていなければ市民の個人情報を扱う責任を問われることとなります。
昨年12月に神奈川県庁で個人情報や機密情報を含む行政文書の保存に使われていたハードディスクドライブがオークションサイトで転売されて情報が流出した事件が起こりました。情報流出の経路はインターネットのみならず、こういった情報端末の管理、最終的な廃棄まで管理が行われていなければ市民の個人情報を扱う責任を問われることとなります。
これは依頼文書になっていて、子どもたちの居場所確保に配慮いただきますよう依頼しますという、この文書を読んだ方々が、依頼という文書を見ると、頼むことだよとかと書いてあるんだけれども、何か行政文書だから仕方ないよということで説明を申し上げましたけれども、最後のほうにお願いしますと書いてあったけれども、依頼申し上げますみたいな形で書いてあると、区長さんも、何となしに、じゃ、やるかというふうな気持ちになると
本市においては行政文書は本市文書取扱規定に従って保管されていると考えますが、その概要を説明してください。 （２）文書館の設置について。 ①県内の文書館設置の現状について。 県会に公文書管理条例が提案されています。条例案を見ると、特定歴史文書は廃棄規定に該当しない限り永久保存としています。
また、目録につきましては、須坂市域の史料目録と、閲覧申請用に、資料目録、複製文書目録、移管行政文書目録、旧町村別行政文書目録、蔵書台帳目録があります。文書館を多くの方に御利用いただくためには、情報発信と利便性向上が必要不可欠であり、利用促進に向けて、これらをホームページに掲載するよう検討をしてまいります。
一般に歴史史料の多くは、元来は行政文書等の公文書であり、行政文書はその内容によって、法律や条例等で保存年限等が区分して定められており、多くは一定の保存年限が経過した際には焼却等の適正な方法により処分することで、その役割を終えることとなっております。
実際あの中にまだ考古資料、あるいは行政文書の一部等が２階等に保存されているのが実情でございます。 ですから、飯山市の公共施設の管理計画があるんですが、あれを壊すということになると、またあれをどこかへ移さなくちゃいけないという。
次に、参議院議員選挙投票用紙誤交付と行政文書誤廃棄についてお伺いします。 上記の２つの誤りにより市民の権利が失われました。対策として終了した投票用紙などの書類は、印鑑の割り印を押して、複数の立会人と許可がなければ開けられないようにする。行政文書は、箱に期日を明記すれば誤りが起きません。失態と対応について答弁を求めます。 次に、太陽光発電設置に関する条例の制定について伺います。
一方で、市から区に対しましては、広報誌や各種行政文書の配布や回覧などを依頼し、市民生活の充実や支え合い、健やかに暮らせるまちづくりのために相互に協力しているところであります。 以上でございます。 ○議長（神津正） ４番、高柳議員。 ◆４番（高柳博行） ご答弁いただきました。 県内でも多くの自治体で自治基本条例というのが設定されて、その中で区の役割だとかが明文化されております。
要は、今答弁でもおっしゃっていただきました、これは法律ですから国の話ですけれども、国民が行政文書の開示を請求する権利、そして政府が国民に説明をする責務、要するに、情報公開というのは行政による市民サービスということじゃないんですよと、その権利と義務の関係において行われているものなんだというのが根本的な思想なわけです。このことを確認した上で、次の質問にいきたいと思います。
空き校舎利活用の検討状況につきましては、立地や規模等を含めた具体的な決定には至っておりませんが、廃止する５つの小学校の利活用方針案として、保育園、子育て支援センター、文化財保管施設、屋内ゲートボール場、芸術品保管施設、行政文書保管施設としての活用の検討を行っており、その結果、活用しないこととなった学校につきましては、原則、市の施設として保有せず、公民連携による民間活力の活用を検討してまいります。
特例法ができる３年前、小金井市で全国初の印鑑証明への性別記載を削除したことがきっかけで、行政文書の不必要な性別欄の削除が進み、職員採用試験の申込書からも削除している自治体がふえてきていると聞きます。施行後、14年間で約7,800人が、本人が自覚する本来の性別に変更をしているとのことです。
（１）行政文書の保管義務と歴史的価値のある文書の収集保管について。 平成２１年に公文書管理法が制定されました。行政文書、法人文書、特定歴史公文書に分類し、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源と定義して、適切に管理、保存され、国民が主体的に利用できるようにするのが目的だとしています。
２つの行政文書に、それを示す手がかりを見つけました。 平成27年２月、市が、公共施設再配置計画基本方針、これを策定した際に添付した文書があるんです。市公共施設評価専門委員会の答申書です。その中で、穂高プールは施設を廃止して、近隣の屋内プールや民間施設を利用する方策を検討すべきというふうにあります。その後、市は、この基本方針と専門委員会の答申を受けて、28年６月に公共施設再配置計画を出しています。
ことしの６月６日付の信毎に、「行政文書、消える平成」という見出しで、軽井沢のＧ２０会合は２０１９年と表記、長野県の加盟する北陸新幹線建設促進同盟会の決議文では金沢以西への開業目標が西暦で表記されたとの記事がありました。ＪＲ東日本では、回数券や定期券の表示を既に西暦に切りかえるなど、民間企業では改元を機に、元号から西暦表記に切りかえる動きも出ています。
行政文書管理を通じて市民への説明責任を求めている以上は、条例化の意味は大きいと思います。その背景では、職員に対する倫理規定の必要性も指摘をされております。条例への変更の前に、職員の倫理規定のようなものを検討する、前向きな期待をされているところもございます。 そこで、規程ではなく、公文書条例の制定に結びつくような倫理規定も含めて検討をするお考えがおありになるかお尋ねをいたします。
この情報公開への高い意識なしに行政文書の適正な管理というのはできないと考えます。小諸市でもこの小諸市情報公開条例というのがありますけれども、この情報公開条例も公文書管理条例があってこそ生かされていくものだと考えます。管理規則、管理規定、これはあくまでも内部規定であって、公文書の管理全般的に見ると内容的にも不十分であると思います。
また、行政との関係におきましては、自立した団体として、地域住民、地域の皆様方だけでは解決し得ない問題の解決に向けた行政との窓口機能や行政文書の配布や回覧など、行政からの依頼にも対応していただいているところでございます。 以上でございます。 ○議長（高橋良衛） 14番、関本議員。 ◆１４番（関本功） では、次に関係ありますもので、中項目の（２）区と行政の協働について。
さらに、行政文書の管理に関するガイドラインでは、政策意思決定の際、省内や他の役所との間でどんな協議をしたか、誰が決めたのかを公文書で残すように求めています。 こうしていきますと、自治体にあっても、やっぱり公務で作成取得したものを広く公文書と扱って、きちんと保存していく必要があるんじゃないかと思いますが、この辺の御認識はいかがでしょうか。 ○議長（清水勇君） 寺澤総務部長。
政府が管理する公文書は、2011年施行の公文書管理法に基づき、行政職員が作成する行政文書、独立行政法人等の職員等が作成する法人文書、歴史的資料として重要な文書のうち国立公文書館などに移管された特定歴史公文書等に分類されます。同法１条で、公文書は、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源としての役割を担うとともに、歴史的事実を後世に正しく伝える意義を持ちます。