大崎市議会 2023-12-21 12月21日－07号
公文書につきましては、大崎市文書取扱規程、そして、大崎市歴史公文書等の保存に関する規程というものがございまして、その中で文書の収受、発送、そして、整理、保管、保存及び廃棄の部分について定めて管理しているところでございます。
公文書につきましては、大崎市文書取扱規程、そして、大崎市歴史公文書等の保存に関する規程というものがございまして、その中で文書の収受、発送、そして、整理、保管、保存及び廃棄の部分について定めて管理しているところでございます。
◎総務部納税課長（平地久悦君） そちらのほうについては、文書取扱規程等によりまして、課長決裁ということで、課長報告ということで対処させていただいているところです。 ○議長（佐藤和好君） 小沢議員。 ◆２７番（小沢和悦君） 市長さんは、そうするとお見せになっていないし、読んでもらう必要はないという判断をしたということですか。 ○議長（佐藤和好君） 平地納税課長。
173: ◯総務局長 平成２１年に制定されましたいわゆる公文書管理法を踏まえまして、本市といたしましては、これまで各実施機関が行政文書取扱規程等を制定いたし、職員への研修や注意喚起などを行い、文書の適正な管理に努めてきておりますが、今回、公文書館の整備に着手し、歴史的公文書の保存、利用の面でも法の趣旨に沿った取り組みを進めるものでございます。
本市は、これまでの文書取扱規程の全部を平成十九年に改正し、行政文書取扱規程として同年四月より施行しています。また、平成二十七年三月には、総務局長決裁による歴史的公文書の収集選別基準を定めていますので、資料の保存はなされているものと認識をいたしております。
そこで、第１点目、ことしの４月１日に文書取扱規程の改正が行われたようでありますが、それ以前の状況はどうであったのかということです。その後の取り組みとあわせて、公文書のいわゆる保存年限、それぞれ10年とか保存年限を示して、文書の重要度によって保存年限がきちんと決められて、きちんとしたその管理が行われるという認識を持っているわけですが、その状況についてまずお伺いします。
各課における公文書管理についての認識の共有化のため、行政文書取扱規程や文書事務の手引において本市の文書事務の仕組みを明確化するとともに、新規採用職員や文書事務を担当する職員を対象に、公文書の適正な管理についての研修を行っているところでございます。 今後とも、公文書の適正管理に努めてまいる所存でございます。 次に、公文書の保存についてでございます。
文書管理につきましては、東松島市文書取扱規程により、文書の分類、保管、管理、保存年限、廃棄を定めており、また総務課において策定した各課に周知している文書事務の手引きにも同様に文書管理について明記しております。また、機密文書については鍵のかかるロッカーに保管するとともに、各フロアにシュレッダーを配置しており、個人情報の漏えい防止に努めるよう指導しております。
◎総務部長（横山忠一君） 文書管理につきましては、文書取扱規程に基づきまして、所管課が整理区分し、市政情報課長の指示によって保管場所に保管するという仕組みになっております。
その上で、今回の定例会は間に合いませんけれども、次の機会なりなんなりに病院事業管理者が調べて分析した結果、こういう問題点があってこういう改善をすることになったという御答弁をお願いしたいというふうに思いますし、監査委員さんのほうには、これ以前から私は、病院の文書取扱規程に基づく記録、これに問題があるということを前から指摘しておりました。
公文書の保存管理については、東松島市文書取扱規程に保存年限が規定されております。当該規程に照らし合わせますと、工事関連の文書は５年保存との規定になっておりますが、復興交付金による事業であり、会計実地検査対象となることを想定した場合、その終了時までの保存が必要になります。また、議員ご提言のとおり、未曽有の震災からの復興事業の経緯、経過は後世に残すべき貴重な資料となることは言うまでもありません。
大崎市文書取扱規程は、その第16条１項、起案で、全ての事案の処理は文書によらなければならないと定め、その３項では、起案に当たっては次に掲げる事項に留意しなければならないとして、起案年月日、起案者所属、職、氏名等を明記すること。立案の経過をわかりやすくするため、起案の理由、経過の概要等を明記するとともに、参照を要する事項はその資料を添付することと定めております。
大崎市は文書取扱規程がある。つまり、すべての公務が基本的には文書に始まり文書で証明できるようにしておかなければならないということだと思うのです。その点からしますと、これは手落ちがあったのではないでしょうか。 ○議長（三神祐司君） 柴原教育次長。 ◎教育委員会教育次長（柴原一雄君） まず、文部科学省による調査につきましては報告書という形できちんとあります。
行政文書につきましては、私ども行政文書取扱規程という規程を定めて定義をいたしておりまして、私ども職員が職務上作成する又は取得した文書、電磁的記録、これは磁気ディスクとか光ディスクなどに記録した情報なども含めまして、私ども職員が組織的に用いるものとして仙台市として保有しているもの、これを行政文書と呼んでおります。
３点目の住民の苦情、要望の文書化の件でございますが、本市では、白石市役所文書取扱規程の第５条において、電話または口頭で願い出、照会、回答、報告等があったときは重要事項に限り、その要旨を摘記して文書に準じて処理しなければならないと規定をしております。
139: ◯都市整備局長 開発に関係する図書のうち許可関係書につきましては、平成１９年の４月施行の行政文書取扱規程、これによりまして、特に重要な行政処分に係るものとして３０年保存とされておりまして、規程の中では最長の保存期限ということになっております。
平成12年分からの保存文書につきましては、旧三本木町の文書分類表に基づきましてきちっと整理がなされてございますけれども、それ以前の文書につきましては、永年保存文書ではありますけれども中身がきちっと整理されていない部分もたくさんございまして、今回そういった古い文書のリスト化をいたしまして、関係部署の確認を受けながら、現在の文書取扱規程に基づき整理を行うものでございます。
保存文書の書庫の整備事業ということで、もとの裁判所を耐震の関係で取り壊すということで、岩出山に書類を預けるというようなことでありますが、今、保存をするという部分の管理状況といいますか、例えば永久保存は、今使っている、あるいは毎日出している、あるいは1年に使っているやつの何割、あるいは5年でいい、あるいは10年で廃棄してもいい、こういうような分類の仕方というのは、当然、文書取扱規程があるわけですけれども
すべての事案の処理は文書によらなければならない、文書取扱規程の第16条、文書は常に整然と分類して整理し、必要なとき直ちに取り出せるよう保管し、または保存しておかなければならない、同じく第34条。 実は、去年なのですが、市長さんの行動に疑問を持っている市民から私に相談がありました。そんなことはないのではないかと言ったら、いや、確かめてみてくれと。では、やってみますかと。
うこと３ 入札参加登録業者の資格要件を宮城県並みに充実強化すること４ 予定価格の事前公表を本格実施すること５ 入札・契約のＩＴ化を推進すること６ 談合と認められた場合、損害賠償請求を行うこと７ 入札オンブズマン制度を導入し、メンバーは公募及び推薦方式も取り入れ選任すること８ 談合による指名停止期間を、より厳しくすること９ 市職員の職務時間内外での仕事に関する対応マニュアルを作成し、一切を大崎市文書取扱規程
職員服務規則、文書取扱規程などは徹底されているのでありましょうか。また、この事件について、市長はいつ報告を受けたのでありましょうか。さらに、もし事実とするならば、いつから公金の着服、横領が行われていたのでありましょうか。また、この公金横領という事件に対する処分が行われていないのは、いかなる事情なのでありましょうか。もし、公金横領の事実が確認された段階で、警察への告発はなさったのでありましょうか。