石巻市議会 2014-09-19 09月19日－一般質問－04号
また、適正な事務処理を行うためのチェック体制の構築につきましては、職員の基礎的な能力の向上のため、地方公共団体の事務の基本である文書事務、財務事務に係る研修に力を入れていくとともに、誰でも適正な事務処理が行えるようなマニュアル整備が必要と考えておりますので、御理解を賜りたいと存じます。 ◆９番（大森秀一議員） 再質問させていただきます。
また、適正な事務処理を行うためのチェック体制の構築につきましては、職員の基礎的な能力の向上のため、地方公共団体の事務の基本である文書事務、財務事務に係る研修に力を入れていくとともに、誰でも適正な事務処理が行えるようなマニュアル整備が必要と考えておりますので、御理解を賜りたいと存じます。 ◆９番（大森秀一議員） 再質問させていただきます。
次に、９の「むすびに」でございますが、地方公共団体の事務の基本は、きちんとした文書事務、きちんとした財務事務、この２つであるとこれまで何度も指摘してきましたが、今回もまたこれまでと同じように指摘しなければならないケースが数多く目についたことは甚だ残念でなりません。
さらに、実務的な研修として、例えば文書事務、会計、契約、財政など具体的な業務処理能力に関した研修は担当課の職員が講師となって基礎講座を実施しているところでございまして、昨年度は３８３名が受講しております。
各課における公文書管理についての認識の共有化のため、行政文書取扱規程や文書事務の手引において本市の文書事務の仕組みを明確化するとともに、新規採用職員や文書事務を担当する職員を対象に、公文書の適正な管理についての研修を行っているところでございます。 今後とも、公文書の適正管理に努めてまいる所存でございます。 次に、公文書の保存についてでございます。
文書管理につきましては、東松島市文書取扱規程により、文書の分類、保管、管理、保存年限、廃棄を定めており、また総務課において策定した各課に周知している文書事務の手引きにも同様に文書管理について明記しております。また、機密文書については鍵のかかるロッカーに保管するとともに、各フロアにシュレッダーを配置しており、個人情報の漏えい防止に努めるよう指導しております。
現在、総務課で作成している文書事務の手引きにおいても外来語の使用は、読み手を考え、最小限にしますとも明記していますので、今後改めて公文書等の作成の際は、この手引きを内容をよく熟知し、事務に当たるよう周知していきたいと考えております。 以上、答弁とさせていただきます。 ○議長（滝健一） 教育長。
特に日常の監査業務を通じて残念に思うことは、財務会計事務や文書事務でのいわゆるうっかりミスが数多く目につくことであり、その一方で前例にとらわれ過ぎて、情勢の変化に事務や法制が追いついていない状況も見受けられます。財務会計事務や文書事務を的確に処理することは、地方公共団体の基本中の基本であり、職員の基本的な知識の向上についての研修になお一層力を入れられるよう、強く望むものでございます。
ここでは、例として納税通知書の誤送付について触れさせていただきましたが、これに限らず文書事務や財務会計事務を基本に踏まえながら的確に処理することは行政としての第一歩であり、職員の基本的知識の向上につながる研修に今後も力を入れられるよう強く望むものであります。
その処理過程は、整備をされた文書によって保存され、事務の安定性、継続性が保障されなければならないというふうに考えておりまして、先ほど申し上げた行政文書取扱規程に基づきまして、さらに職員向けに文書事務の手引というものを作成して、これによって庁内への周知を図っているわけですが、その文書事務の手引にもそのようなことを明記して周知を図っているところでございます。
そこで、文書管理規程ほか関係規程を改正いたしまして、公文書の範囲の拡大に対応した文書管理制度を整備するとともに、その周知徹底を図るため、職員の事務マニュアルであります「文書事務の手引」の改定、改定内容を中心としました職員の研修などを実施してまいりたいと考えております。
27: ◯総務局長 文書事務につきましては、総務局事務管理課が、文書の作成、保存から廃棄等に係る統一的な基準を定めて文書事務全体の総括をしております。また、区役所及び総合支所の総務課におきましても、部内事務の取りまとめということを行っております。
ただ、委員御指摘の、マニュアルとか、明文化したもの、様式は定めておりませんけれども、文書事務の手引きという中で、一応様式を例示して指導しておるところでございまして、何らかの形で文書による引き継ぎが行われているケースが多いものと、そういうふうに理解はしております。 59: ◯木村勝好委員 私は、いろんな場面でよくこういう話を聞くんです。