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1. 京丹後市議会 2018-11-20
   平成30年議会ＩＣＴ化調査特別委員会（11月20日）

   
   取得元: 京丹後市議会公式サイト
   最終取得日: 2023-06-06
   平成30年議会ＩＣＴ化調査特別委員会（11月20日） 　 ─────────────────────────────────────────── 　　　　　　　　　　　　　議会ＩＣＴ化調査特別委員会会議録 ─────────────────────────────────────────── 　１　開催年月日　平成３０年１１月２０日（火曜日） 　　　　　　開会　午前１１時００分 　　　　　　閉会　午前１１時２０分 　２　開催場所　京丹後市役所　３階　３０１会議室 　３　出席委員　田中委員長、谷津副委員長、 　　　　　　　　池田委員、金田委員、櫻井委員、谷口委員、橋本委員、浜岡委員、東田委員、 　　　　　　　　水野委員 　４　欠席委員　なし 　５　委員外議員　なし
   　６　会議録署名委員　櫻井委員 　７　参考人　なし 　８　紹介議員　なし 　９　説明のための出席者　なし １０　議会事務局出席職員　西川議会総務課長補佐、小石原議会総務課主任 １１　会議に付した事件 　　・委員会調査報告書について １２　議事 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　開会　午前１１時００分 ○（田中委員長）　本日の出席委員は１０名であります。定足数に達しておりますので、これから議会ＩＣＴ化調査特別委員会を始めます。 　本日の署名委員に櫻井委員を指名します。 　本日の内容はお手元に配付のとおり、委員会調査報告書についてであります。 　前回の委員会において、これまでの文書共有システムの導入に向けた調査検討を踏まえて、導入機材やシステムの選定、また運用にかかる基本的なルールとなる運用規定の考案、３１年度導入までのスケジュールの組み立てまで調査が完了したことから、本日、これを踏まえて委員会調査報告書の作成を行い、１２月定例会で報告することで、本委員会の役目を終えるということで、委員の皆さんの共通認識をいただいておりました。 　本日の委員会では、委員長で報告書の取りまとめ案を作成いたしましたので、これを確認いただきたいと思います。 　それでは、お手元の報告書案をご覧ください。 　この報告書案は、この間の経過を掲載し、調査の内容としてタブレット端末や文書共有システムの選定の理由などをまとめ、６ページに調査のまとめを行っております。中心的にはこの部分を御確認いただきたいと思います。 　この部分を読み上げます。 　多くの地方議会では議会活性化が叫ばれ、その方策の一環として議会にＩＣＴを取り入れることで、会議にかかる労力を削減し、様々な情報を活用しながら、会議や審査、市民説明が効率的に行えるよう検討を始めており、既に２００を超える導入や活用の事例がみられるところである。先進地視察やアンケート形式による他議会への照会を行うと、どの事例においても導入の背景には若干の相違はあるものの、総じて議会への導入が失敗であったという声は聞かれず、むしろ、これまでの自治体の事務処理におけるパソコンやインターネット通信、スマートフォンなどの利用が一般化し、必須のものとなっていったことと同様、タブレット端末及び文書共有システムの導入が、多くの議案や説明資料を用いて審査している議会運営の実状に沿うものであることが確認できたのである。具体的には、デジタルデータ化された議案や説明資料を利用する議員の側にとっては情報の速達性、確実性が向上されることに加え、これまで付託委員会所属委員にしか配付されなかった説明資料等が共有できるようになることで情報の平等化を図ることができる。また、膨大な紙の資料からタブレット端末一枚に集約できるため、可搬性が格段に向上すること、検索機能を使うことで関連する資料を簡単に取り出せるようになることは、会議の効率化や議会が市民への説明責任を果たす場面で大きな優位性を発揮する。一方で、提供する執行機関側にとっても、紙の議案や説明資料を調製し、議員個別に体裁を整えていた作業から解放され、確実に配付が可能となることで、会議にかかる準備の労務は格段に省力化できることに加え、追加資料の要求や訂正があった場合の差替えにも対応が可能になる。議案等の説明においても事前配付ができれば質疑の時間が短縮され、審査そのものが効率化できる。さらに、これまでファックスやメール、電話連絡等、様々な手段で行われていた議会事務局と議員の連絡のあり方についても、確実性の向上と共に一元化できる。これらが示すとおり、各地導入議会において有益にその効果を発揮し始めていることは、調査を通じて明確に把握できた。今後の方向性は確実にＩＣＴ化にあることを実感したものである。 　ただし、導入する事業のシステムの形態や方法にかかる選択肢は複数あり、要件が様々に絡み合っているために、事業の全容と効果が見えにくいこと、紙の議案や説明資料により会議を行っていた感覚から抜け出て、デジタルデータを閲覧する会議を想定することが難しいこと、しくみや用語が専門的な分野に及ぶだけでなく、技術的な分野では特に日進月歩で状況が変わるため、論点の共有がし難いことなど、多くの課題があり、本委員会においても導入の議論がまとまるまでに多くの時間が必要となったことは否めない。そこで、議論を集中して効率的に検討作業を進めるために、平成２９年の５月以降は委員会内に作業部会を設置し、ここでの検討作業を進めながら、必要があるたびに委員会で協議する形式をとってきた。 　検討当初においては、タブレット端末及び文書共有システムの導入は、活用次第で議会の活性化や情報化に大きく寄与するものであるとして、その活用方法のメニューをいかに潤沢なものにするかという方向性で議論を進めてきており、導入予算の要求においてもそのことを費用対効果の中心に位置づけていた。しかし、作業部会で検討作業を始めて以降、具体的に文書共有システムの選定や利用方法の調査を進めるうちに、執行機関側から、従来の紙の議案や説明資料の調製費用のほうが、文書共有システムによる提供方法と比較してより高額になるという試算結果が出されたことで、一刻も早く紙の議案や説明資料を廃し、文書共有システムによる提供方法に切り替えることが、最大の費用対効果を生むという考え方のほうが導入議論に大きく影響することとなったのである。 　これは、現状の議案調製にかかる印刷費用、紙代、製本費等の実績をもとに割り出した推計であるが、こうした実際の歳出抑制だけではなく、紙の議案や説明資料を議員毎に体裁をそろえて提供する職員の労務時間が実質なくなることを考えれば、貴重な職員の労務時間を縮小することができるのであり、見えないながらも市の事務全体にもたらす効果は大きいと考えざるを得ないのである。 　本特別委員会では、こうした調査の結果を踏まえ、タブレット端末及び文書共有システムの導入は、議案や説明資料を提供する執行機関側と協働して行うことが必須であるとし、作業部会との調整の場を通じて、執行機関側のデジタルデータによる議案や説明の資料の提供及び説明員の説明が可能であるという了解も得ることができた。ただし、タブレット端末及び文書共有システムの導入時には初期費用として一定の投資が必要となるため、紙ベースの議案や説明資料の調製、配付はできるだけ早期に廃止することが費用対効果を生むことは言うまでもない。したがって、紙資料を併用する期間が出来るだけ短期間に止まるよう、タブレット端末及び文書共有システムの操作、及びこれを用いた会議や委員会の運用に習熟する努力が必要である。 　以上の調査検討から、本特別委員会は、平成３１年１２月議会から本格的にタブレット端末及び文書共有システムを議場で利用開始することを提案する。ただし、平成３１年度中に限り、紙の議案、説明資料を併用する期間とし、この間に完全ペーパーレスの体制を整えることとしたい。なお、会議において完全ペーパーレスを実現するには、議会側だけでなく、執行機関の会議出席者においても同様に、文書共有システムを閲覧する手段が必要となるため、これまで作業部会を通じて協議してきたことに基づき、執行機関においても環境整備をしていただくよう求めるものである。 　本特別委員会はタブレット端末及び文書共有システムの導入が見込まれる段階まで調査検討を行ってきたため、別添資料のとおり使用規程及び導入までのスケジュールの案を提出しながら、この報告をもって閉じることとするが、議会運営委員会で施行に向けて議論いただくことと同時に、今後は、導入後の運用を含め、詳細な取り扱いの取り決めや、機器の利用のサポート体制など、継続的に運用を行うための組織が必要であることを申し添える。 　ということで、その次に５番目として添付資料を３点、付けることとしております。 　以上のとおりであります。 　報告書案の中で、お気づきの点などありませんか。 　金田委員。 ○（金田委員）　まとめを聞きますと、例えば導入しているところについては効果、成果が出ているということがあったわけですが、それが確認できたと表現されています。どこでそれが確認されたのかということが一つと、私は基本的にずっと反対してきたのですが、反対した理由が一言も触れられていない。私は議員活動のあり方を問うてきたわけで、そのことが一つも触れられていない。紙を印刷したり議員に配付したりする調製のことや、執行機関側にとって時間が短縮されて有益だとかは書いてありますが、そのことは委員長としてはどのようにお考えでしょうか。 ○（田中委員長）　タブレット端末の導入に伴う議員活動のあり方は、いろいろ議論がされてきたことで、その点は中間報告でとりまとめているところです。書くとすれば両論併記のような形になりますが、その必要性については皆さんで議論いただければと思います。それから、本日、添付しております他議会への照会事項の集計について、これは以前にも配付しているものですが、これらを参考に効果を報告するものです。 ○（金田委員）　添付資料で確認があるのなら、それはわかりました。議員活動のあり方について、中間報告ではそのことがあったということですが、この長い文章のまとめの中で、私は一行でも、そういった考え方もあったが、という紹介があってしかるべきだと思うのです。ですから、私が申し上げたことを長々と掲載せよということではないが、一行もないと思ったので、その辺の見解をあらためて聞きたい。 ○（田中委員長）　最終的なまとめであるので、金田委員の言われることももっともだと思いますが、いかがでしょうか。 　谷津委員。 ○（谷津委員）　金田委員が言われたことはもちろん承知していますが、議員活動のあり方については、議員個々に方法があるということで、特定の方法をもってこういう意見もあったということは掲載し難いと思う。書かせていただくとしても、議員によって様々な活動方法があるが、ペーパーレス化に向けて進むべきといった書きぶりしかないのかと思います。 ○（金田委員）　私は、前回で同意して全会一致で進めるということについては、その時点で納得しているのです。しかし、最後のまとめなので、そのような書きぶりでもいいので、そういう意見もあったということは一言でも入れるべきではないかと。そうでなければ、私がずっと言ってきて、皆さんにとってみれば、私ひとりが反対してきたという捉え方になると思うが、議会というものはそういうものではないので、やはり議論の足跡の中で、一文でも入れていかれるべきではないかということを申し上げている。 　委員長の見解をあらためて聞きたい。 ○（田中委員長）　要するに、導入するからには有効に活用して、そういった懸念がないようにしていくべきだと思いますし、そのことも大切だと思います。 　池田委員。 ○（池田委員）　従来の報告の中でも少数の意見を入れたケースもあるのですし、そういう思いが強いのなら、何らかの形でそういう意見もあったということは入れてもいいのではないか。 ○（田中委員長）　わかりました。まとめのどこかにそういう一文を入れることで検討したいと思います。 　ほかにありませんか。 　池田委員。 ○（池田委員）　紙ベースの資料よりシステムを導入したほうが、経費が安くなるというのは、具体的にどの程度かという数字がないのか。 ○（田中委員長）　直近で、３１年度当初予算要求の中では、５年間の比較では、紙ベースが１千５０５万円、文書共有システムが８３１万円ということで、約６７４万円の差が出るということであります。 　ほかにありませんか。 　　　（「なし」の声あり） ○（田中委員長）　それでは、ただいま意見のありました内容につきましては報告書に盛り込むということで修正をいたします。この後、文言の修正については委員長報告までに取りまとめをしていきたいと思いますし、この事務については、委員長に一任ということで御了解願います。あらためて、確認はしていただきます。よろしくお願いいたします。 　これに御異議ありませんか。 　　　（「異議なし」の声あり） ○（田中委員長）　御異議なしと認めます。報告書については、そのように処理し、１２月議会で報告させていただきます。 　以上で本日の議題は終了しましたが、委員の皆さんから何かございませんか。 　　　（「なし」の声あり） ○（田中委員長）　なければ、これをもって議会ＩＣＴ化調査特別委員会を終了いたします。御苦労さまでした。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　閉会　午前１１時２０分 ┌─────────────────────────────────────────────┐ │　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│ │会議の経過を記載して、その相違ないことを証するため、ここに署名する。　　　　　　　　　　　│ │　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│ │　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　委員長　　　田　中　邦　生　　　　　　　　　　　　│ │　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　│ │　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　署名委員　　櫻　井　祐　策　　　　　　　　　　　　│ └─────────────────────────────────────────────┘...