郡山市議会 2022-12-09 12月09日－05号
また、総務部長を総括文書管理者とする新たな文書管理体制を構築するとともに、来年２月には文書の保存や公文書ファイル管理簿の管理などを担う文書責任者である全課長を対象に、国立公文書館の公文書専門員による研修を予定しているほか、現在、2023年度における文書責任者、文書取扱責任者、文書担当者などの職務に応じた研修など、全職員を対象とした体系的なカリキュラムの策定を進めております。
また、総務部長を総括文書管理者とする新たな文書管理体制を構築するとともに、来年２月には文書の保存や公文書ファイル管理簿の管理などを担う文書責任者である全課長を対象に、国立公文書館の公文書専門員による研修を予定しているほか、現在、2023年度における文書責任者、文書取扱責任者、文書担当者などの職務に応じた研修など、全職員を対象とした体系的なカリキュラムの策定を進めております。
提出者の名称や社印に不備はなく、文書自体に重大な瑕疵があるとは言えないとの意見もあったが、本委員会としては、今後「入力ミス」がないように、文書収受における文書管理体制の点検と名護市文書取扱規程に基づく厳格な運用を求めるものである。２ 本委員会の審査過程において、本事業契約に当たり契約保証金納付書発行手続である調定決議書起案が後追いで作成されていた。
町内全ての小・中学校で文書管理体制を見直し、適正な管理を徹底し、再発防止に努めるよう指導した。 （公文書管理の徹底、保管庫の管理の徹底、教育委員会の公簿点検を年１回を年２回に、報告・連絡・相談の徹底） 報告の内容は以上でした。 委員会でも指摘されましたが、誰しもが首をかしげるのは、管理責任者である校長先生への連絡が気づいてから４か月もたっていたことです。改善願います。
いずれにいたしましても、新しい文書管理システム及び電子決裁機能の利用により、公文書のデジタル化を通じて効率的な文書管理体制の構築とデータ保管に万全を期すことについては引き続き取り組んでまいりますので、よろしく御理解賜りますようお願い申し上げます。
現在の県文書規程は、情報公開制度の実施を前提とした文書管理体制の整備を図るため、旧文書処理規程を廃止し、文書による事務処理の原則をはじめ文書事務全般の指針として、昭和六十年に新たに制定されたものであり、引き続き、訓令の形式で定められているものと承知しております。
初めに、文書削減・文書適正化業務でございますが、文書の削減につきましては、一時的に行っても適正な文書管理体制を構築し、文書を取り扱う職員の意識改革がされない限り一過性なものとなってしまいます。
市政への信頼確保のためには、公文書の適正管理は徹底しなければならないと、そのように考えておりまして、従来から毎年度、文書取扱主任と文書取扱員を各課に配置をいたしまして文書管理体制を築くとともに、総務課職員による公文書の取扱いに関する研修会を実施してきているところでございます。
これは、現行の３庁舎に保管する公文書等は現在整備を進めている新庁舎の書庫スペースには収まらないことから、新庁舎移転までの今後３年間で確実な文書量の削減と適正な文書管理体制の構築が必要となるため計上するものでございます。担当は総務課となります。 次に、歳入事務システム更新業務でございます。期間は令和３年度までで、その限度額は２，３９６万円としております。
一方、ファイルの紛失やアレルギー除去をしていないパンの誤配につきましては、職員同士が確認し合うことでありますとか、個人情報が含まれる文書管理体制など、不十分な点があったものと認識をしておりまして、再発防止に向けた対応策が必要であると考えております。
そして、文書管理のあり方として、組織での文書保存への転換、ファイルで保存するシステムの導入による適切な文書管理と文書量の削減、また、貴重な歴史的資料の保存といった文書管理体制を構築してきたところであります。
また、文書管理システムの導入につきましても、新庁舎開庁後の円滑な運用と適正な文書管理体制の確保に向けて、来年度事業に着手をする予定であります。 次に、窓口業務やその他の事務についての民間委託や業務改善についてでございます。国では交付税算定におけるトップランナー方式の対象業務に窓口業務委託を新たに導入する方向性を示しておりまして、地方自治体に対する積極的な窓口業務の民間委託の推進を要請しております。
市のホームページでは、平成30年度に総務部が重点的に取り組んだ施策の一つとして文書管理体制の整備が掲載されております。そして、成果報告書を見ますと、平成29年度と平成30年度を比べると、文書廃棄を３回から４回に増やし、１万2,740キログラム、48.5％の文書廃棄の処理量が増えております。こうした取り組みにより、文書量は全体としてどのぐらい削減されたのかお伺いいたします。
従来の文書管理体制を再度見直していくことが必要ではないか。特にこの歴史的公文書を保管・保存し、閲覧に供する公文書館の機能的なものが必要なのではないか。全ての公文書を残すのは不可能ですが、次世代に伝えねばならない文書を選定して公文書を保存し、利用できる体制を整えていく必要があるのではないかと思います。
その中を見ますと、公文書管理のルールや基準の統一、文書管理体制の強化、公文書の電子化、職員の意識改革などを進めることとしているところでございます。 そこで、知事に、公文書管理条例の制定に関し、以下２点についてお聞きいたします。 １、公文書管理条例の制定に向け、公文書管理のあり方の検討など現在の進捗状況はいかがでしょうか。 ２、議会に公文書管理条例の骨子案を示す時期はいつでしょうか。
国民は、高い関心を示すとともに、国民の文書管理体制に対する信頼が低下をしたところでございます。 私は、６月議会の一般質問で公文書の管理について質問を行い、これまでの国政の状況を他山の石とし、適正な県政運営が行われるよう要望したところであります。国では、2009年に公文書管理法を制定いたしました。10年も前のことであります。
１３２ページ中段の２目文書広報広聴費００１文書費２，４９１万９，３００円は、大量の文書印刷に要する経費及び文書管理体制を再構築するためのファイリングシステム構築計画策定業務委託料３９９万６，０００円が主な経費であります。 次に、１３５・１３６ページをお開きください。 １３６ページ上段の５目財産管理費００１庁舎営繕費３４９万３，８５４円は、庁舎の各種修繕に要した経費であります。
そしてですね、先ほども、毎年５月に総務よりそういう文書管理の部分については、何か連絡ごとが毎年５月に何か行われているいうことで、その文書管理の体制ですね、その体制は、経営政策部長が文書管理統括者となられて、経営政策部の総務課長が副統括者、そして部には文書管理者、そして課には文書責任者、そして係にはファイル責任者というふうに、この規定には文書管理体制がそろえていらっしゃいますが、そういう方も全員、そういう
今後、地方自治体業務でＩＣＴ化がより推進されることが想定されることに伴い、さまざまな電磁的な記録が飛躍的に増加することが見込まれる中で、公文書管理の分野においても電子化やシステム化を図ることが大きな課題となると考えますが、足利市におけるＩＣＴ化に向けた文書管理体制について、今後どのように取り組んでいくのか、お聞かせください。 ○議長（渡辺悟） 平山総務部長。
歴史的公文書の保存及び今後の文書管理体制はどのように考えておられるのかお伺いいたします。 ○副議長（佐竹真知子君） 答弁を求めます。 井上総務部長。 ◎総務部長（井上一雄君） お答えいたします。 歴史的公文書につきましては、本市の文書管理規程また認識においても大変重要だと考えてございます。これらの文書の適正な保存ができるよう、体制の検討の必要性は認識しております。