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  1. 木更津市議会 2000-05-05
    2000.05.18 平成12年議会運営委員会 本文


    取得元: 木更津市議会公式サイト
    最終取得日: -
    2000.05.18 : 平成12年議会運営委員会 本文 (120発言中0件ヒット)   ▼最初の箇所へ(全 0 箇所)                                 (午前10時00分)   ─────────────────────────────────────── ◯委員長(三上和俊君) ご多忙のところお集まりいただきまして、ありがとうございます。  定刻となりましたので、ただいまから議会運営委員会を開会いたします。   ─────────────────────────────────────── ◯委員長(三上和俊君) ただいまの出席委員は8名であります。定足数に達しておりますので、会議は成立いたしました。  本日の議題は、木更津市議会事務局文書規程について、また、木更津市議会事務局処務規程についてであります。   ─────────────────────────────────────── ◯委員長(三上和俊君) まず、審査に先立ちまして、滝口議長より、ごあいさつを賜りたいと思います。 ◯議長(滝口敏夫君) おはようございます。  議会運営委員会の皆様方には、早朝からお集まりをいただきまして、ありがとうございます。  本日、ご協議いただく案件は、ただいま三上議会運営委員長から申し上げたとおりでございます。十分ご協議賜りますようお願いを申し上げまして、ごあいさつにかえさせていただきます。よろしくお願い申し上げます。 ◯委員長(三上和俊君) ありがとうございました。   ─────────────────────────────────────── ◯委員長(三上和俊君) それでは、早速議題に入りたいと思います。  まず、木更津市議会事務局文書規程であります。この文書規程につきましては、情報公開条例施行に伴い、新規に制定しようとするものであります。審議の進め方といたしまして、目次に、第1章 総則、第2章 文書の収受及び配布、第3章 文書の作成等、 第4章 文書の整理及び保存、第5章 秘密文書の処理、第6章 請願書及び陳情書、第7章 雑則となっておりますので、目次の順に各章ごとに区切って進めたいと思います。  皆さん、資料、お手元にございますでしょうか。それでは、事務局よりご説明願います。局長。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) それでは、まず文書規程の関係ですけれども、今先ほど委員長から申されましたとおり、現在まで、今までなかったわけですけれども、情報公開条例の施行に伴い、今回新たに詳細にわたって規程しようとするものであります。詳細につきましては、千代倉の方から説明いたしますので、よろしくお願い申し上げます。  以上です。
    ◯委員長(三上和俊君) 千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) それでは、私の方から説明させていただきます。  配付してあります資料のちょっと厚めの方、文書規程の方を見ていただきたいと思います。  木更津市議会事務局文書規程でございますけれども、3月に議会独自の情報公開条例がつくられたところでございますが、現在、議会事務局にはこの文書規程がない状態であります。そのため、新規に規定する必要があります。作成するに当たりまして、用語等につきましては、執行部の方の文書規程等とすりあわせを行い、また現在行われている事務局の文書の事務が滞ることなく、また情報公開に備えて、請求が来た場合、効率的に対応が行えるように配慮いたしました。条文につきましては、14ページ、7章にわたり規定してあります。その条文の後に、7ページにわたり文書の保存区分が規定してあります。その後に、各種様式が添付してあります。こういった資料になっております。  現在、執行部が行政資料コーナーで市民に文書の検索、市役所が持っている情報を文書検索システムということでコンピュータを使って市民の用に供しておるわけでありますけれども、事務局としては議会の情報につきまして、この検索システムを利用させてもらう方向では考えておりますが、このシステム自体が、今後も様式等の変更が加えられていくことが非常に多いであろうと考えまして、今回、あえて文書規程には規定しないで、木更津市議会情報公開条例の第14条での対応で考えていこうと考えております。  では、本文の方に入らせていただきます。第1章 総則、この章は第1条から3ページの第7条までありますが、基本的には用語の定義は情報公開条例の用語の定義、また執行部の方とも合わせているような状態になっております。違う点といたしましては、第2ページの第5条、文書主任というようなものを新規に置く設定になっております。これによりまして、文書・情報の管理というのを一たん文書主任を通して、文書主任に聞けばどこにその文書が、例えば起案の状態にあるとか、もう既に管理されているとか、そういったものを把握できるようなことになりまして、例えば情報公開条例にのっとった形で請求があったときに、すぐさま市民に対して情報の特定並びに話し合い等がなせるようなことになると思います。  それ以外の条項につきましては、基本的に現在議会事務局で行われている事務と変わらないような条項を規定してございます。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 以上で、説明は終了いたしました。これにつきまして、ご質疑ございますでしょうか。第1条から第7条まで総則につきまして、ご質疑ございますでしょうか。  念のために、ちょっと確認します。これは、もし何か不都合があって、規程を一部変更するとかというようなときは、どういうような手順で、また議会等に、特に市民もそうなんですが、またどういうふうに手直しするかということも了解を得た中で手直ししなければいけないと思いますけれども、その辺のところ、ちょっと確認をさせていただいて。もし、これがすぐ手直しするという必要があるといったときに、なかなか難しいようなことだったら困るので、ちょっと確認させてください。局長。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) 本来ですと、この規程等につきましては、決裁で議長までの決裁をもって、その後に告示によって変更ができるという、手続的にはそのような感じなんですけれども、これ、直接市民に関係あるような内容ではありませんので、事務文書の処理規程でありますので、あとその辺の問題がありますので、現実的には、ですから議長の決裁以外に、現在うちの方としましては、ほかの規程等もあるんですけれども、今までの例から申しますと、議長決裁で一部変更等をしておりますけれども、今後の問題といたしまして、変更等の場合は、もし議運に諮るようでしたら、そのような方針を出していただければ、そのような方針でいきたいと思っております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ときの決裁権者の議長の腹によって、議長1人で決裁するか、あるいは議運に諮るかどうかと、こういうことですね。はい、わかりました。  ほかに。  ないようでございますので、1つずつ確認してしまいますか。だけど、引き返してあれするといけないので、ここで決はとらないようにして、最後に決をとります。  それでは、次、第2章 文書の収受及び配布についてご説明願います。千代倉主任書記。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) それでは、第2章、4ページの8条から5ページの第10条まで。この章につきましては、議会事務局で受け取った文書の処理について、一連の事務の流れを規定しております。  主立った点といたしましては、5ページ、第9条に、通信回線の利用による収受という規定がございます。現在、議会事務局としては郵便物での文書のやりとり以外に、ファックスでの文書のやりとりというのをやっておるわけですけれども、これにつきまして今後インターネット等の普及により、Eメール等での情報のやりとりということが考えられます。これについて、事務局としては現在、実際議会としては行っていないと。今後、国等でも今検討中で、しかもさらに執行部の方でもこういったものを視野に入れながら検討中ということでございますので、とりあえず、現在議会事務局で行われているファックスでのやりとりのみを規定しまして、今後、そういった周りの状況等の変化により、この部分につきましては、例えばEメールというのを条文に入れるですとか、そういった今後の変化に対応していきたいなと考えております。それ以外につきましては、基本的に現在の文書のやりとりというのを規定しております。  以上であります。 ◯委員長(三上和俊君) 説明が終わりました。何かご質問ございますでしょうか。  事務局として、何か一番心配しているところというか、問題としたところは、この章では何かありますか。千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) この章では特段ないんですけれども、通信回線につきまして情報公開条例の方では、もうちょっと広い情報の提供ですとか、そういう高度情報化社会に対応した云々という言い回しをしておりますので、ここら辺、ファクシミリのみというふうにするのはどうかなというようなところを若干検討を加えた程度でございまして、さほど苦慮した点というのはございません。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 何かございませんか。  ないようでしたら、3章の方へ移ります。ご説明願います。千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 3章につきましては、文書の作成ということで6ページの11条から9ページの26条まで規定してございます。こちらにつきましては、現行既に行われている事務ということで、現行行われている事務を条文であえて規定したというような形になっております。先ほどと同じように25条で通信回線の利用による発送、そちらでファクシミリというような規定がございますけれども、こちらも先ほどと同じように現在事務局で行われているのが郵便物のみでなくファクシミリでも行われているということで規定させていただきました。  ちょっと補足なんですけれども、国の方で、今後文書のやりとりについてはEメールで行っていくというような方向で検討中とのことでございまして、今後執行部の方でもそれに対応するような形で文書規程等を見直していきたいというようなことを伺っております。今現在、議会事務局については、そういった事務が確立されておりませんし、実際それでの文書のやりとり等がございませんので、今後、国、執行部等の事務のやりとりというのを見ながら、それに見合うような形で文書規程を変更していくような方向で考えていきたいと思います。  以上です。 ◯議長(滝口敏夫君) 過日の国際KIFAの交流協会の話だと、オーシャンサイド市とEメールで、ことしKIFA10周年でやりとりを、いつ来たいとか、だれだれ来てくださいとかというものを、もうやり始めたらしいんですよ。もう、すぐそこに、そういうことで考えると議会事務局で見えてくるのが行政視察の依頼とか、あるいはやりとりの中でEメールなんていうのが出てくるのではないかなと思いますけども、実際そんな対応について、もし何かその辺の文書で残すというようなことになると、すぐ何か問題が生じてくるのではないかと思いますけれども、そんな対応をどんなふうに考えていますか。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 今現在、執行部の方でも一部Eメールというので情報のやりとりがされておるんですけれども、実際、行政資料コーナーのところで一たん受け取ったものをペーパーで出して各部署にペーパーで送っているというのが実情でございまして、というのは議会事務局は独自で電話回線を持っていないものですから、直接Eメールが来るということが今現在考えられないんですよ。実際、ほかの郵便物につきましても、行政管理課の方で一たんとりまとめをして議会事務局に配付されているというような、そういった外との文書のやりとりがされておりますから、そういった、例えば直接電話回線を持って外とのやりとりをするのかどうか、今後そういったもろもろの協議を重ねた中で、実際文書の事務が確立されていくのかなと。執行部の行政管理課の方としても、先ほど国の方がEメールで情報を市役所の方に送ってくる方向で考えているというような話をしましたけれども、直接まだどうのこうのという話ではないんですけれども、漏れ伺った限りでは、例えば通常自分たちが文書を郵便物でやるのだったら木更津市役所の何課あてというふうな形で書類とか出してくるんですけれども、国とか県とかだと、例えば木更津市役所といってばんとEメールを送ってきて、行政管理課の方が一たん中身を見て、この情報は何課に相当するのか精査して送らなければいけない可能性もあるとか、そういった諸々の、まだ全然確立していない事務ですから、行政管理課自体もちょっと対応を検討している状態でございます。そういったことからしまして、執行部側ともそういった連絡調整を密にしながら、事務の検討を重ねていきたいと思います。  以上です。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) ちょっと、ただいまの千代倉の説明が現状なんですけれども、国の方の動きを若干ご説明させていただきますと、現在民事訴訟法におきまして、国、いわゆるお役所に対する申請書類等につきましては、電子的文書については現在、それは受け付けできないということになっておりまして、今国会におきまして、既に衆議院の方を通過したのですけれども、電子的文書の取り扱いにかかる法政案の方が現在参議院の方で審議中ということで、それが成立いたしますと、近いうちに何らかの形で全国に地方公共団体に関する文書等の取り扱いについての指導なりが行われるというふうに考えておりまして、今のところお役所につきましては、基本的には文書主義の原則ということで、紙をもっていろいろな意思表示や情報の伝達を行うと。それらをもって公文書として取り扱いをしているということになっておりますので、ただこれが法政案が法律が成立いたしますと、Eメールを初めといたしまして、例えばフロッピーディスクであるとかCDであるとか、そういった電子的な情報が新たに公文書として取り扱いができるような方向で、現在国の方が動いているということでご理解をいただきたいと思います。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 副議長。 ◯副議長(佐川文彦君) それでは、ちょっと確認だけにさせてもらいます。確かに、今、議会ではEメールに対する機材は持っておらないのは事実上だというように認識しておるところです。  ただ、市役所としてEメールを持っておるということも事実でございます。そこで、仮に他市から議会あてにEメールを使って出てきた、それを今度は文書としてプリンターで一回落としてやった場合には、この文書規程の中に入ってくると。ペーパーであるから入ってくるという確認でいいのかどうか。それだけを確認したいと思います。 ◯委員長(三上和俊君) 千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 佐川副議長のおっしゃるとおり、今現在の事務としましては、外からEメールで届いたものを一たんプリンターで打ち出しまして、文書としてやりとりを行うと。そういったことで対応しているのが現状でございます。そのようにしたいと思います。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ほかに。  では、20条について、ちょっとお尋ねいたします。この文書主任というのが20条ですと、結構促進を図らなければならないということで書いてあるけれども、これは当然文書主任の上司というのは局長であり、局長が早くしろというふうな形で催促していると思いますけども、その辺の今度は実際、次長とか主任の上にいろんな人がいるけども、その辺の上下関係の中で、こういう文章が果たして機能するかどうか。ちょっと、その辺確認させていただきます。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) この第20条は、あくまでも担当者に対する処理の促進等を指しているものでありまして、ここの文書主任の上司等に対する関係につきましても、また別な処務規程等によって多分これは出てくると思いますけど。21条に、「次長は、必要があると認めるときは」云々という形で指示の条項がありますので、あくまでも第20条は、それぞれの担当者を指しているという考えのもとでありまして、別に問題ないと考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ほかに、ありませんか。  では、引き続きまして、第4章 文書の整備及び保存、ご説明願います。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 9ページ、第27条の文書の整理及び保存につきまして説明させていただきます。この章では、文書の整理や、また保存について規定をしてあります。条文の後ろに3枚めくっていただきますと、別表(第35条)というのがございます。この表によりまして、議会で保有する文書につきまして、これに沿いまして文書の保存をしていきたいと考えております。  大項目で18種類、区分1なんですけれども、中項目、小項目とそれぞれ区分していき、細部にわたりまして保存をしていこうと考えております。これによりまして、現在なんですけれども、星野係長が持っておりますとおり、ひもで随分分厚いような形で現在保存しております。こういうふうな保存の方法によりますと、いざ請求があったときに、どれが対象のものになるかというのがなかなか探しづらいと。今までは、基本的にこういったつづり方になっているというのは、その書類というのは基本的に保存するためというのをまず第一に考えていたがために、こういったかなり大きな厚い形での保存がなされたと思うんですけれども、今後はこういったファイル形式によりまして、情報公開条例で請求があったときは、例えばコピーして非開示部分を墨塗りしたりですとか、文書を出して加工するというのが多々考えられますので、こういったファイル、しかももうちょっと薄目のファイルで文書の保存をしていこうと考えております。ファイルというのは、費用的にはちょっとかかるんですけれども、一たび請求があったときに文書を特定するだとか加工するだとか、職員がかなりの時間を割くということを考えますと、職員の費用等を勘案しますと、かえって割安になるのじゃないかと。しかも、請求のあった市民に対してはスピーディに対応できるということで、一応こういった方向で考えております。  文書の保存期間につきましては、委員会ですとか本会議の会議記録等は現在も永年ずっと保存しておくというような規定でございまして、これにつきましては従前どおり永年に保存しておくわけでございますけれども、今までこういった保存規程等もしっかりしていなかったがために、不必要だと思われるような情報も一応とっておこうということで、長々とっていた情報もございます。今後につきましては、この表によりまして長い保存が必要でないと思われるものにつきましては、保存年限によりまして文書を処理していきたいと、こういうふうに考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 説明が終わりました。何か、ご質疑お願いいたします。  そのファイルの元締めは、リストというのか、どんなふうに考えているんですか。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 資料の文書の一覧表の2のページなんですけれども、別記第1号様式というのがございます。1ページに2件ほど文書の索引が入るような形になるんですけれども、事務局に来た文書、または事務局から、例えば今回議運を開くのでということで皆さんに通知した文書等を発送するに当たっても起案しておるわけなんですけれども、そういったものにつきましても、ここにいつどういった文書を出したんだというような記録がなされることになります。その項目の中に、先ほどファイルでたくさん区切るんだというような説明をしたのですけれども、どのファイルにその文書があるんだというのを記載しておきまして、それによりましてすぐ、この文書件名簿というんですけれども、この一覧表を見れば速やかにその文書の所在が確定できると。そういうようなことで対応していこうと考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) その件名簿というのは、ここには様式はないんですか。  千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 入っております。請願・陳情受理簿の1個手前、別記1号様式というのが文書件名簿になります。 ◯委員長(三上和俊君) これのもっと元締めというのはないんですか。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) はい、ございません。 ◯委員長(三上和俊君) これが元締め。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) はい。 ◯委員長(三上和俊君) はい、わかりました。  ご質疑、ございませんですか。 ◯委員(斉藤吉江さん) ちょっとお伺いしたいんですけれども、9ページの29条のところに、保存に当たっては云々というのが2つあると思うんです。予防の措置を講ずるということと、それからあらかじめ準備しておくという、その文言があるんですけれども、これ具体的にはどんなことをお考えになってらっしゃるのか。というのは、学校ですと金庫なんかを用意して、そこに重要なものは入れておくとか、そんなことがあるし、それから学籍簿なんていうのも15年保存、10年保存というのがあるんですけれども、そういうものも、やっぱりそれなりの措置を講じているんですけど、この事務局としてはどういうような措置をお考えになってらっしゃるのか。その2点について、お伺いしたいと思います。 ◯委員長(三上和俊君) 千代倉主任書記。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 具体的に、どういった方法を考えているんだというような質問なんですけれども、実は執行部の方の文書の保存というのを、規程の中で非常災害というか、有事の際はいつでも持ち出せるよう箱か何かに入れておいて、朱書きで非常用持ち出しというようなことをしろというふうに書いてあるのですけれども、実際、そういったものができるのかという気がありましたので、ちょっとここら辺はある程度、実際、今の実情に合わせたような形で何からの方策を考えていきたいというのが事務局としての課題なのですけれども。  例えば、過去やられていた方、議員さんの名簿ですとか、そういったもろもろの事務局において保存しておかなければいけないものについては、今現在金庫の中に保管しているというようなことなんですけれども、かぎのかかる金庫なんですが、そういったことである程度運用面でカバーしていきたいなと考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) よろしいですか。  第2節の文書の引き渡し等ということで、ちょっと素朴な疑問を持ったので、「事務担当者は、使用を終了した文書を文書主任に引き渡し、自己の手元に置かないものとする。」ということが書いてありますけれども、これはすぐ引き渡してもいいようなものと、年度終了まで自分が持っていた方がいいというような考えのものもあろうかと思いますけれども、その辺、どんなふうなニュアンスでこの引き渡し等を読んだらいいのか。千代倉さん。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) ここら辺につきましては、実際事務を行っていく上では、事務担当者が引き続き文書を手元においてやっていった方が効率的なことも考えられるのですけれども、事務担当者が、例えば出張ですとか、そういったことで不在のときに、その対象となる文書が請求があった場合、その文書がどこだかわからなくなってしまうと対応ができなくなる可能性もありますので、基本的には事務局の中で1カ所、皆それぞれ職員が手元に置かないで書棚ですとか、そういった棚か何かに文書をちゃんと保管しておいて、必要なときに手元に取り出して処理をしてまた戻すと。そういうようなことで、文書の所在を1カ所にまとめておこうと。そういったことが情報公開ということを考えた面で、一番間違いが少ないのではないかと。そういうふうなことで、こういった規定をつくらせていただきました。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) ただいまの件ですけれども、規定をして理想論を今、千代倉さんは述べたと思いますけれども、現実、現在、今事務局でやっている形をちょっと説明してくれませんか。流れを。 ◯委員長(三上和俊君) 千代倉主任書記。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 今現在は、例えば職員が各担当の委員会とか書記として受け持っておるんですけれども、そういったものにつきましては、もうその担当の書記が文書を一応持っていると。年度の終わりになって、一たん確認して、最後に、先ほどのこういった分厚いつづりにつづるという作業をしております。なかなか議長、三上委員長もおっしゃるとおり、担当者が持っていると過去からの経緯が見やすいという利点があるんですけれども、ただ逆に担当者が休みをとっていたらですとか、視察の対応をしているとかで、不意にいなくなったときに、その所在というのがなかなかほかの職員ではわからないというのも実情でございまして、聞かれる方は事務局だから、みんな知っているだろうということで、ほかの部署の人も聞いてきます。そういったことで、今後、ここら辺につきましては、事務局の中で事務の徹底を図ってやっていくということで打ち合わせ等を進めているような状態でございます。  以上です。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 済みません。補足させていただきます。  ただいまの議長のご質問で、今回の文書規程で根本的に今までの文書処理と大きく変えようとしていることは、実は文書の保存の状態、保存の仕方、保存の時期、これを一気に取り扱いを変えようということで、今回のこの案をつくらせていただいています。ここに綴ってあるものにつきましては、現行の執行部の方の文書規程により処理をしてきたわけなんですけれども、これは処務規程の最後、執行部の例により文書の処理を行うという委任規定により、それだけでやってきたわけなんですが、このつづりにつづる際というのは、案件がすべて終了してからということで、例えば本会議関係であれば本会議が終了し、本会議終了後の手続を終えたところで完結処理をして簿冊につづっていくということで、終わってから文書を保存している、ここに綴っているという作業が発生していたわけなんですけれども、情報公開条例の施行に伴いまして、いわゆる今までは意思形成過程と言われていた、まだ事案が最終的に終了していない段階にあっても情報公開の対象の可能性ということで、常に情報公開請求に対しては対応せざるを得ないということで、根本的に文書の保存という言い方をしてしまうとあれなんですが、どのような形で文書を常日ごろ置いておくかということを検討した結果、ファイルということが一番いいということで出てきたわけなんですけれども、それらによりまして、今までは、要はこういう形でつづる時期まで、だれが持っていようと、それがわかれば担当者が持っていたり、あるいは事務局内の箱の中に種別に重ねておいたりしておけばよかったんですけれども、今回はそういうわけにはいきませんので、その日、作業が終了したら、そのままファイルの中につづって、すべての文書が処理済みのものであっても処理中のものであっても、使ってない場合は常にファイルの中にとじ込んでおくというような文書の処理の仕方を前提として、この規程を作成してきたところでありまして、議長のおっしゃっている疑問につきましては、まさに今までの市の方の文書規程による処理の場合において、現実問題としてはそういうことが発生してきていたと。しかしながら、今回の文書規程による文書の管理にありましては、千代倉の方で説明したような形で、理想論ではありますが、これはやっていかなければならないことということで、現在内部で十分な検討をしているところでございます。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) 今、話を承ってよく理解できたんですけれども、規定はそういうふうにしたのだけれども、実際の今度は取り組んでいる事務の流れの中で、惰性に走ってしまって、今は理想論を述べているけども、現実はなかなかそうはいかない疑念があるから、そういう意味でちょっとご質問したということで、それをやっていただければ、これは一番正しくもう理想で正常な事務の流れですからいいんですけれども、ちょっとそこら辺が、規定はしたんだけれども、実際やってみたら、もとと同じようなことでやっていたということになりかねない懸念があるので、ちょっとその点。  もう一つ、件名簿の様式の方で、まさしく経過措置というのがありますよね。この中で、ある文書が議会事務局に来たときに、未決になって、完結になるまでのある程度の期間を要するものと、すぐ完結で経過措置をもう記入してしまって決裁をもらってオーケーになってしまうものと、ケース・バイ・ケースでいろいろあると思うのですけれども、一番心配なのは、その公文書が未決で長い期間を要する場合、その経過措置を全部ここへ入れて決裁をもらっていかなければいけないわけでしょう。それは、その都度、経過措置を書き入れて決裁をもらうのか、ある程度まとめて結論が出た段階でその担当がここに書き入れて、それを決裁もらうのか、そこら辺を。今の説明だと、そのとき、そのときで事務処理をしていくようなふうに理解したのですけれども、そこら辺はどうなんでしょう。 ◯委員長(三上和俊君) 千代倉主任書記。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 経過措置、経過の欄の取り扱いでございますけれども、今現在も同一の番号で同一の処理をする場合は、今現在もその都度、一応次長までの決裁をいただいているというのが現状の事務でございます。ですから、この欄につきましては、そんなに心配はないんじゃないかなと考えておりますけれども、一方で議長がおっしゃいますとおり、余りにも長い期間の、例えば年度をまたがるような長い期間のものにつきまして、果たしてうまくいくかどうか。逆に件名簿というのが文書の索引的な意味合いも持ちますので、これはかなりしっかりやっていかなければならないと。ここら辺の事務局内の意思統一、並びに事務の進め方というのを、こういった規程だけではなくて内規というか、実際の運用として確実にするためにどうするんだというのをさらに今後も検討を加えて、漏れのないようにしたいと思います。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ほかに。  ないようでございますので、続きまして第5章 秘密文書の処理について、ご説明願います。千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) それでは、12ページ、第5章 第41条から13ページ、46条までの秘密文書の処理ということについて説明したいと思います。  この秘密文書というのは何かというのがまず第一義的にあるんですけれども、今現在考えておるのが、例えば昨年か一昨年だと思うんですけれども、未成年が市の施設を爆発してしまったということで、本会議で秘密会扱いにしたような事例があると思うんですけれども、こういったものにかかわる事務局に執行部から提出された書類というのが、やはり秘密文書、これにつきまして秘密文書の定義に当てはまると思います。  また、ちょっと戻るんですけれども、4ページなんですけれども、第8条の4項の表の2番のイ、例えば差押通知書、債権譲渡通知書等というようなものにつきましても、個人のプライバシーにかかわる部分ですので、やはりこれに類するものと考えております。こういった秘密文書のたぐいにつきましては、記録内容、記載内容等が外部に漏れないように細心の注意を払うための処理を行うと。そういった規定が41条から46条までの各条項に規定してございます。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 説明が終わりました。ご質疑願います。  46条で私の方から。先ほど学校の事例を斉藤委員の方から話があったけれども、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては他の方法、自分のうちに持っていってなんてことになってしまうといけないけども、他の方法というのはどういうことを一応考えて、他の方法というようなことを明記したのか、ご説明願います。  はい、どうぞ。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) この条文につきましては、当初施錠ができる金庫等というのも条文の中に入れておったのですけれども、そこまで規定しなくてもロッカー等の中で、実際の運用面として、例えば議会事務局の中にかぎのかかる金庫等もございますので、そういったもの、また逆にもっといい方法がございましたら、そちらの方に移行するということも含めまして、ロッカー等に厳重に保存するものとすると。また、それ以外、ロッカー等に入らないですとか、そういったものがロッカー等ではない方がいいようなものにつきましては、他の方法により保存するというようなことで規定してございます。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) 1点、確認します。先ほど、例の4ページのところに差押通知書と債権譲渡通知書等の中で、その写しを収入役に送付するとなっていますよね。その収入役に送付された会計室は、その事務処理をどういうふうにするのか。ここら辺を明確に議会としても、ただ収入役に送付するということは、今度は受けた方の収入役室の方がどういう事務的流れを考えているのか、私どもわからないわけですね。そこら辺の整合性というのをやっぱりある程度明確にしておかなければいけないような気がするのですけれども。ただ送付するだけでは相手がどういうふうな事務処理をするかというのは、議会としては何もわからないわけで、そこら辺はどういうふうに考えたらいいのでしょうか。 ◯委員長(三上和俊君) 星野係長。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 今回のこの議会の方の文書規程の条文の中には、収入役に送付してから、収入役の方が、それが文書について、どのように保管をするんだというところまで、うちの方からはこの規程でカバーする部分ではございません。しかるに、会計室の文書が何の規程により処理をされているかということで、市の方の木更津市文書規程により文書の処理並びに保管につきまして対応をしております。
     この文書規程の中で、いわゆる丸秘に属する部分についての規定に沿って収入役の方で、例えば議員報酬の仮に差押えがあったとすれば、これは出納に関係をしてまいりますので、収入役への送付ということをここであえて義務づけておりまして、今まで市の文書規程の方では、実はここまで踏み込んでいなかったんですけれども、ただ収入役の権限に属する部分ということで、実際には会計室に対し合議という形で処理をしておりまして、それを今回はあえて余分なことですけれども、写しを送付し、収入役さんの方でこれら事件について把握していただくと。戻りますけれども、市の方の文書規程によりまして、それなりの保管、保存をしていただくこととなります。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) そうしますと、先に合議をとって、その後、合議の決裁をいただいた後、その写しを収入役室へ送付するというふうな理解でいいのですか。 ◯委員長(三上和俊君) 星野係長。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 言い方がまずかったようでして、済みません。  今回は、合議をしないで、もうこれは仮に債権差押通知であれば裁判所からの決定でございますので、その事実関係のみを何らかの送付文に添えまして、写しを収入役の方へ送付する手続をしていきたいと。よって、合議は事前にはしないということで考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) そうすると、写しを行ったときに、現状の事務取り扱いは、どういうあれを市長部局の方はしているんですか。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 仮に議員報酬の差押通知が参った場合は、現在は市にやってくる文書につき、これらの到達した期限とか、それらが法令によりきちっと処理されなければならないような重要な文書ですので、庶務課において、それらの手続をします。何せ、議員報酬というのは市長の、いわゆる予算執行、いわゆる給与の支払者としての木更津市長の権限に属しているものですから、一たん市長において処理をして、議会に対して、議長に対してさらに具体的な処理を原本とあわせて、お願い文書をいただきます。その原本を収受した議会事務局において、例えば来月からの報酬のうち何割を供託なら供託等々の手続をしますというような起案を行いまして、それを実際に出納を担当する収入役側へ、その起案を合議していたというのが現状です。それは、事実関係として、収入役の方が特殊な処理をこれから行っていきますので、了解をしていただくというような意味合いで合議をしておりましたので、それをもってして会計室が新たに何らかの作業が発生するかといいますと、別段ございません。  ただ、出納事務を財務規則等にのっとり、このようにしたいというような内容まで起案の中で盛り込んでまいりますので、収入役権限によりまして、権限内のものを了解していただくという処理を行っておりますので、今回は送付と単に書いてございますけれども、このような形で債権差押通知が来たので、来月分の報酬から何年何月まで、その債務を供託により処理していきたいというような事実関係も添付いたしまして、収入役への送付というふうに考えております。  以上でございます。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) 一番私、気になっているのは、それでいった場合に、会計室のどの程度の職員のレベルまでこの丸秘のことがわかってしまうかということが一番知りたいわけです。収入役だけで済んでしまっているものなのか、恐らく会計室長とか、あるいはその下ぐらいまで、この丸秘事項はわかってしまうのか。収入役さんだけわかっているというものじゃないと思うのですよ、事務処理する場合に。そこが一番、どのレベルまで丸秘になることが会計課の職員がわかってしまうのか、わかってしまうのということを知りたいわけ。 ◯委員長(三上和俊君) 局長。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) ちょっと推測で申し上げる以外にないんですが、多分ほとんどの場合、担当者から起案いたしまして、例えば文書が行った場合、それなりに収入役まで回りますので、当然担当職員まで承知するような形になろうかと思います。ただし、公務員の場合は守秘義務がございますので、それがあくまでもそういう秘密のことについては外へ出ないというふうに、うちの方は考えておりますけれども。そのような状況だと思います。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) 守秘義務は十分理解できるんですけれども、そうしますと一担当職員までもわかってしまうということですか。そういうことで理解していいんですか。 ◯委員長(三上和俊君) 局長。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) そのような形になろうかと思いますが。ちょっと推測で申しわけないんですけれども、文書が行った場合、当然その写しを、当然向こうでも何かの形で件名簿なりに当然搭載すると思いますので、そのような段階で担当者から当然わかるような感じになろうかと思います。 ◯委員長(三上和俊君) ほかに。副議長。 ◯副議長(佐川文彦君) また確認ですけれど、そうしますと会計室ということになりますと、市行政の管轄になるかというように思います。それで、当然公務員に対する義務、そしてまたそれ以降の文書については市の個人保護条例で守られるということであるというように確認していいのかどうか。 ◯委員長(三上和俊君) 千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 情報公開の対象となったときに、どういった判断がされるかというような質問なんですけれども、仮にだれだれ議員の差押え通知書について見せろというような請求があったときには、見せる、見せないの話ではなくて、恐らく存在自体、あるかないか教えないと。あったとしても、個人情報ですよと、いわゆるグローマー拒否の情報に相当すると思いますので、対市民に対してはかなりの保護がなされると思います。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ほかに。  ないようでございますので、次に移ります。  第6章 請願書及び陳情書、これについてご説明願います。 ◯委員長(三上和俊君) 千代倉主任書記。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 13ページ、第6章 請願書及び陳情書なんですけれども、この章につきましては請願書及び陳情書の処理について規定してございます。しかし、実際職員がこれらを受け付ける際、どういった注意事項ですとか、こういった事項について確認しなければいけないというところにつきましては、あくまでも規則に規定している様式を整えたものについて受けるというような形でしか規定してございません。こういった細かな事務につきましては、内規的なもので取り扱って、事務局内、周知を図っていきたいというふうに考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ご質疑願います。ございませんか。  ないようでございますので、第7章 雑則、これについてご説明願います。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) この章につきましては、この文書規程以外に文書の取り扱いについて必要な事項は議長が定めるというような委任規定、比較的どのものでも書いてあることなんですけれども、こういった規定を入れてあります。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 附則も含めて。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) そして、施行期日なんですけれども、ことしの7月1日から施行しようというふうに考えております。なるべく早く、こういった形でしっかりした文書の取り扱いをしていきたい。こういうふうに考えております。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) そうしますと、今度は一番もとに戻るけれども、1ページ、「事務局文書規程を次のように定める」と。これは、きょうの日付になる。上から3行目、次のように定める、これは日付はいつになるの。施行は7月1日だけど。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) これも、今まで皆さんに協議していただいた、ほかの規程等の関係もあるんですけれども、現実的にはまた法制担当であります事務管理課の方に一応合議するような形で、また見て一部字句の訂正等がある可能性もありますので、それらの決裁を経た後の日にちになろうかと考えております。 ◯委員長(三上和俊君) はい、わかりました。ほかに、ご質疑ございませんか。  ないようでございますので、以上で木更津市議会事務局文書規程についての各章の審議は終了いたしました。また、全体を通してご質疑等ございませんでしょうか。  質疑がありませんので、お諮りいたします。  ただいま示されました、この木更津市議会事務局文書規程案について、ご異議ございませんでしょうか。          〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕 ◯委員長(三上和俊君) ご異議なしと認めます。  では、次に木更津市議会事務局処務規程、薄い方でございます。これについて、事務局よりご説明願います。千代倉君。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 続きまして、議会事務局処務規程についての説明をしたいと思います。  情報公開条例がつくられたことに伴いまして、事務局の事務に関して定めた事務局処務規程につきまして、一部手直しを加える必要が生じたため、変更しようとするものであります。変更点につきましては、お示ししました案のところにありますようにアンダーラインが引いてあります。このアンダーラインが引かれた部分について、今回変更を加えたものであります。  それでは、条文に沿いまして簡単に説明していきたいと思います。  まず、1ページ、第2条の用語の定義なんですけれども、これはもう今まで用語の定義というものがなかったものですから、また文書規程の方で一部この部分についての引用をしているということもございまして、第2条で用語の定義というのを定めることにいたしました。  続きまして、第3条なんですけれども、この条につきましては事務局に設置する係の定義、並びに第2項では係の長、及び事務局次長というのは通常の部署ですと課長に相当するんですけれども、課長に相当する次長を明示してあります。そして、第3項ではそれ以外のそれぞれの職を置くことができるというような「できる規定」になっております。現在、執行部に存在しています主幹及び副主幹、並びに今まで規定されていなかった書記、また事務員をあわせて規定しようとするものであります。  ページが変わりまして、2ページ、第4条の4項です。これにつきましては、第3条で新規に規定しました主幹及び副主幹の事務を規定しております。第6項の「主査は上司の命を受け、所管の事務を処理する。」というふうになっております。今までは、「主査は上司の命を受け、特定の事務を処理する。」というような言い回しだったんですけれども、今現在、主査、今までは主査になりますと特命事項と言いまして、特別に何々に関することというようなものが明記されておったんですけれども、今現在そういったものが明記されておりませんので、所管の事務、それぞれの部署に応じて割り振られた事務を処理するというようなことで規定させていただきました。  続きまして、第5条、事務分掌なんですけれども、文書の取り扱いについては先ほどの文書規程で、文書主任を庶務係長とするとの規定もございまして、またこの第5条の3号において、「文書の収受、発送及び整理保存に関すること」が庶務係にあるということを勘案しまして、ちょっと大くくりなのですけれども、「情報公開に関すること」というのを庶務係に新たに規定しました。これは、情報公開条例が定められたということに伴いまして、文書の流れを一応つかさどっている庶務係で基本的には考えていこうということになっております。  続きまして、第7条なんですけれども、委員会担当書記という規定でございます。現在、委員会の担当書記というのは次長を初め議事係以外の職員も行っておりまして、そういった事務局の実情に合わせて「事務局長は、職員の中から委員会の担当書記を指名する。」というような条項を設けました。  第8条につきましては、決裁の規定でございます。これにつきましては、戻りますけれども、3条2項で、「事務局に事務局次長及び係長を置く」というふうに、置かなければならないというか、設置の規定がされている係長、次長及び局長を決裁の担当者というか、決裁権者というような位置づけになりました。3項で「置くことができる」として、現に事務局に配属されている次長補佐、また主査についても、この中に含まれる議長までの決裁のラインの中に含まれるというふうに考えております。  最後、4ページ、12条、準用なんですけれども、専決事項については、木更津市事務決裁規程を準用するというふうな取り決めです。市長権限に属する財務事項等につきまして、一部職員に委任されているというような現状から、市長権限に属する財務事項等について、これにより行うための準用規定でございます。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) 説明は終了いたしました。これについて、ご質疑ございませんでしょうか。斉藤委員。 ◯委員(斉藤吉江さん) 委員長、教えていただきたいんですけれども、ここに1ページの3のところに、「できる規定」というのがあるのですけれども、これがそれぞれ線を引いた部分というところでお伺いするんですけれども、線を引いたということではなくて、要するにほかの部局と事務局との職員の職制みたいなのがありますよね。それは、同じなんですか。どういうふうに表現していいのだかわからないけれども、要するに力関係というか、何かその位置みたいな部分というのが同じなのかどうかというのが、いつも私はちょっと疑問に思っていたんですけれども、どうなんでしょうかね。その辺をお教えいただきたいと思います。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) ちょっと、条例的に規定がしてあるんですけれども、内容的には同一と考えてもらって結構だと思います。 ◯委員(斉藤吉江さん) では、例えば神谷さんが今回異動になりましたよね。やっぱり同じあれで向こうへ異動になって行ったという、そういうことですか。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) 神谷、前は事務局では次長補佐という形で、現実的には例えば執行部の方に行きますと、補佐待遇だったものが今回昇格しまして、主幹で教育委員会の方に異動したと、このように理解していただければと思います。 ◯委員長(三上和俊君) 議長。 ◯議長(滝口敏夫君) 1点、ちょっと確認というか、教えていただきたいんですけれども、ここの議会事務局の場合は書記という名称が非常に出てくるわけですね。前時代的な名称だと思うんです、書記なんていうのは。これは、変えられないのですか。例えば、書記と主任主事、主任書記という名称は、もう何か非常に古い、古めかしい名前を、旧泰依然としてまだ使用しているんですけれども、これを市長部局と同じように主任主事とか、そういう名称に変えられないんですか。 ◯委員長(三上和俊君) 実際、書記の職員はいないんだろう。星野庶務係長。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 非常にややこしいところでございまして、実はこの処務規程の第3条のところの条の見出し括弧書きを見ていただきたいんですが、「係の設置及び補職」という表現をしてございます。  実は、市役所職員の場合、正式な職名と申しますのは、私で申しますと、私が市長からの辞令による身分といたしましては事務吏員というのが正式な職名でございまして、例えば市役所の中で先ほど議長が申しました主任主事、あるいは主査等々につきましては補職名ということで、組織の中で給料ですとか役職ですとか、そういった段階を表示するために正式な職名にかわりまして補職というものがございまして、それらを指しております。今回の議会事務局におきましては、地方自治法によりまして議会事務局を置く、そして議会事務局に局長、書記を置くというふうになってございまして、この局長と書記につきましては、いわゆる議会でいう職名ということになりまして、主任書記というのは補職名ということになっておりまして、議会において書記という職名はちょっとなくせないという、現在法令の取り扱いによっているところです。補う職です。 ◯委員長(三上和俊君) 書記というのは、私の記憶だと今だれが。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 山田が書記でございます。 ◯委員長(三上和俊君) 書記の資格、速記者というか、そういうのは関係ないんだ。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) そういう資格を有する者が書記ということではなくて、単に議会事務局にいる職員は基本的には我々も書記でございまして、「書記を命ずる」で、「庶務係長に補する」という辞令を議長の方からいただき、2つ、いわゆる職名を持っております。ちょっと説明が……。 ◯委員長(三上和俊君) では、その事務吏員というのは何だい。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 事務吏員は、市長部局に勤務する職員につきましては、正式な職員が、いわゆる事務吏官という取り扱いになっておりまして、その中でも事務吏官の下は事務員なんですけれども、事務員、事務吏員。事務吏員にはもちろん部長もいるし課長も係長もいるというような2段構えになってございます。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) では、ここでまた事務員と出てきたのは何。 ◯議長(滝口敏夫君) ではそうすると、書記という字は古めかしいから、地方自治体の権限で直すことはできないと。国が直さなくちゃいかんね。法律改正をして。 ◯議会事務局長(金綱誠三君) 多分、農業委員会も書記じゃないかと思うんです。委員会がほとんど書記で。 ◯委員長(三上和俊君) やっぱり議事録を書くというところから来た書記というのがあるんだな、そもそも。 ◯議長(滝口敏夫君) 従って、じゃあ、3ページの第7条、委員会担当書記となっていますけれども、ここを例えば委員会担当者とか担当というふうにすることについては別に異論はないわけでしょう。別に、書記というふうにうたわなくたって、担当でもいいわけでしょ。書記という字を入れなくても、委員会担当という表現で済むこともできるわけでしょう。 ◯委員長(三上和俊君) 書記の中から委員会担当。 ◯議長(滝口敏夫君) 書記を入れないで、例えば「事務局長は、職員の中から委員会担当を指名する」でもいいんでしょう。書記なんていう字を入れなくても。書記にこだわりますけど。 ◯議会事務局庶務係長(星野治雄君) 済みません。その辺、ちょっと時間をいただきたいんですが。 ◯委員長(三上和俊君) そのすぐ下に担当書記と出てきてるんだ。だから、やっぱり2号に委員会担当書記ということが出てくるから、この辺が1つの……。  ほかに。この辺は庶務課と調整するということでございますので、ほかに何かご質疑ございませんですか。          〔「なし」と呼ぶ者あり〕 ◯委員長(三上和俊君) ご質疑がないようでございますので、お諮りをいたします。  ただいま示されましたこの案について、ご異議ございませんでしょうか。          〔「異議なし」と呼ぶ者あり〕 ◯委員長(三上和俊君) 異議なしと認めます。  以上で、本日の議題はすべて終了いたしました。   ─────────────────────────────────────── ◯委員長(三上和俊君) 次回は、5月24日水曜日であります。議題は、情報公開条例の運用であります。この件について、事務局よりご説明願います。 ◯議会事務局主任書記(千代倉順君) 情報公開条例の運用ということなんですけれども、実際には情報公開条例を逐条で委員の皆さん審議していただいたと思うんですけれども、その条例をこういうふうに考えて、この条文を整備したのだという解釈、運用の手引き、これは前段で執行部の方はこういうものをつくったのですけれども、こういったものの中身、例えば11条、公開してはならない情報というのはこういったものだというのを明文化したものを審議していただきたいと思います。一応、これによりましてひとたび、例えば議長からの諮問を受けたときの審議については、これらが根拠になりまして解釈、運用していくというようなことになりますので、ひとつよろしくお願いいたします。  以上です。 ◯委員長(三上和俊君) ありがとうございます。   ─────────────────────────────────────── ◯委員長(三上和俊君) それでは、本日の会議を以上で閉会といたします。大変ご苦労さまでございました。                                 (午前11時23分)